Zwolnienia z opłacania składki na FP za zleceniobiorcę

Składki na Fundusz Pracy stanowią istotny element kosztów zatrudnienia w Polsce, dotyczący nie tylko pracowników etatowych, ale również osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Pracodawcy oraz jednostki organizacyjne mają obowiązek opłacania tych składek za zleceniobiorców, jednak przepisy przewidują szereg zwolnień z tego obowiązku. Znajomość tych regulacji może znacząco wpłynąć na koszty prowadzenia działalności gospodarczej i planowanie budżetu na wynagrodzenia.

Zwolnienia z opłacania składki na Fundusz Pracy za zleceniobiorców nie mają charakteru automatycznego i wymagają spełnienia określonych warunków prawnych. Najczęściej dotyczą sytuacji, gdy przychód zleceniobiorcy jest niższy od minimalnego wynagrodzenia za pracę, gdy osiągnął on określony wiek emerytalny, lub gdy zleceniodawcą jest osoba fizyczna niebędąca pracodawcą. Każdy z tych przypadków regulują odrębne przepisy, które należy dokładnie przeanalizować przed podjęciem decyzji o niepłaceniu składki.

Czym jest Fundusz Pracy i jakie ma znaczenie

Fundusz Pracy funkcjonuje jako państwowy fundusz celowy, którego dysponentem jest minister właściwy do spraw pracy. Jego głównym zadaniem jest finansowanie działań publicznych służb zatrudnienia, w tym uczestnictwa w sieci EURES, czyli europejskich służb zatrudnienia państw realizujących działania obejmujące pośrednictwo pracy wraz z doradztwem w zakresie mobilności na rynku pracy.

Środki Funduszu Pracy mogą być przeznaczane na różnorodne cele związane z rynkiem pracy:

• Działania określone w porozumieniach między ministrem a samorządami województw
• Działania określone w porozumieniach między ministrem a samorządami powiatów
• Finansowanie partnerstw transgranicznych EURES
• Współfinansowanie projektów z budżetu Unii Europejskiej
• Działania publicznych służb zatrudnienia określone w ustawie o promocji zatrudnienia

Podstawowe przychody Funduszu Pracy składają się z kilku źródeł finansowania. Najważniejszym składnikiem są obowiązkowe składki na Fundusz, które opłacają pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne. Dodatkowo Fundusz zasilają dotacje budżetu państwa, środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na współfinansowanie projektów, odsetki od środków pozostających na rachunkach bankowych, spłaty rat i odsetki od pożyczek udzielonych z Funduszu, oraz środki unijne przeznaczone na współfinansowanie działań z zakresu udziału publicznych służb zatrudnienia w EURES.

Obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy za zleceniobiorców

Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustalone są od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia odpowiadającego trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Warunkiem powstania obowiązku jest osiągnięcie przez zleceniobiorcę przychodu wynoszącego w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.

Podmioty zobowiązane do opłacania składek na Fundusz Pracy to:

• Pracodawcy zatrudniający pracowników w ramach stosunku pracy
• Jednostki organizacyjne wymienione w przepisach ustawy
• Podmioty zatrudniające osoby na umowach agencyjnych
• Zleceniodawcy zawierający umowy zlecenia lub inne umowy o świadczenie usług

Poboru składek na Fundusz Pracy dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który następnie przekazuje je na rachunek bankowy Funduszu Pracy. Transfer środków następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu trzech dni roboczych od ich rozliczenia. Ten mechanizm zapewnia płynne finansowanie działań realizowanych przez Fundusz Pracy.

System opłacania składek na Fundusz Pracy za zleceniobiorców jest ściśle powiązany z systemem ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że terminy płatności, procedury rozliczeniowe oraz mechanizmy kontrolne są identyczne z tymi obowiązującymi dla składek ZUS. Pracodawcy muszą uwzględniać te składki w swoich kalkulacjach kosztów zatrudnienia oraz w planowaniu przepływów finansowych.

Zwolnienie z tytułu niskiego przychodu zleceniobiorcy

Najczęściej stosowanym zwolnieniem z obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy jest sytuacja, gdy przychód zleceniobiorcy z umowy zlecenia, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jest niższy od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. To zwolnienie ma fundamentalne znaczenie dla małych zleceń oraz pracy dorywczej.

Mechanizm tego zwolnienia opiera się na prostej zasadzie porównania rzeczywistego przychodu zleceniobiorcy z wysokością obowiązującego minimalnego wynagrodzenia. Jeśli przychód jest niższy, zleceniodawca automatycznie zostaje zwolniony z obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy za tego zleceniobiorcę w danym miesiącu rozliczeniowym.

Firma kurierska zatrudniła zleceniobiorcę w celu dokonywania dowozów posiłków na zamówienie. Wynagrodzenie uzyskane przez zleceniobiorcę w listopadzie 2024 roku, stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wynosi 2500 złotych. Ponieważ przychód ten jest niższy od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącej 4666 złotych, zleceniodawca nie ma obowiązku opłacenia składki na Fundusz Pracy za tego zleceniobiorcę.

Istotną kwestią jest sposób obliczania podstawy wymiaru składek w przypadku wykonywania umowy przez niepełny miesiąc. Co do zasady, przy zatrudnieniu na podstawie umowy cywilnoprawnej, gdy umowa wykonywana jest przez niepełny miesiąc, nie dokonuje się przeliczenia przychodu na okres miesiąca. Wyjątek stanowią umowy zawierane na kilka miesięcy z określonym w umowie wynagrodzeniem za pracę w stawce miesięcznej.

Przeliczenie podstawy wymiaru składek na okres miesiąca dokonywane jest wyłącznie w celu ustalenia obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy za dany miesiąc, nie wpływa na inne aspekty rozliczenia umowy zlecenia. Jeżeli w umowie nie określono wynagrodzenia w kwotowej stawce miesięcznej, ale w stawce godzinowej, akordowej czy prowizyjnie, przeliczenia się nie dokonuje i o obowiązku opłacania składki decyduje rzeczywista wysokość osiągniętego przychodu.

Szczególne przypadki przeliczania wynagrodzenia

Procedura przeliczania wynagrodzenia na potrzeby ustalenia obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy wymaga szczególnej uwagi w przypadku umów długoterminowych. Kluczowym kryterium jest sposób określenia wynagrodzenia w treści umowy zlecenia oraz rzeczywisty czas wykonywania pracy w danym miesiącu rozliczeniowym.

Proces weryfikacji obowiązku składkowego w przypadkach wymagających przeliczenia przebiega według następujących kroków:

1. Sprawdzenie czy umowa zlecenia zawarta została na okres dłuższy niż jeden miesiąc
2. Weryfikacja czy wynagrodzenie określono w umowie w stawce miesięcznej
3. Ustalenie przyczyny niepełnego wykonywania pracy w danym miesiącu
4. Obliczenie hipotetycznej podstawy wymiaru za pełny miesiąc kalendarzowy
5. Porównanie przeliczonej kwoty z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę
6. Podjęcie decyzji o obowiązku opłacenia składki od faktycznie wypłaconej kwoty

Gdy zleceniobiorca wykonywał pracę przez niepełny miesiąc z powodu rozpoczęcia lub zakończenia wykonywania umowy zlecenia w trakcie miesiąca, choroby lub innej nieobecności w pracy, a jego przychód stanowiący podstawę wymiaru składek jest niższy od minimalnego wynagrodzenia, należy ustalić hipotetyczną wysokość podstawy wymiaru za pełny miesiąc. Jeśli tak ustalona wysokość byłaby co najmniej równa kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę, zleceniodawca ma obowiązek opłacenia składki na Fundusz Pracy.

Urząd gminy zatrudnił zleceniobiorcę na okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2025 roku z miesięcznym wynagrodzeniem wynoszącym 4700 złotych. We wrześniu 2025 roku zleceniobiorca uzyska z tej umowy przychód w kwocie 2500 złotych. Ponieważ umowa trwa kilka miesięcy z wynagrodzeniem określonym w stawce miesięcznej, konieczne jest przeliczenie. Przeliczony przychód wynosi 4700 złotych, co jest więcej niż minimalne wynagrodzenie 4666 złotych. Zatem zleceniodawca musi opłacić składkę na Fundusz Pracy od faktycznie wypłaconych 2500 złotych.

Różne sposoby ustalania wynagrodzenia w umowach zlecenia wpływają na sposób weryfikacji obowiązku składkowego. Umowy z wynagrodzeniem godzinowym, akordowym czy prowizyjnym nie podlegają przeliczeniu na pełny miesiąc. W takich przypadkach wyłączną podstawą oceny jest rzeczywista wysokość przychodu osiągniętego w danym miesiącu kalendarzowym.

Ta regulacja ma na celu zapobieganie obchodzeniu obowiązku składkowego poprzez sztuczne dzielenie wynagrodzenia na części lub manipulowanie czasem wypłat. Jednocześnie chroni zleceniobiorców wykonujących faktycznie niewielkie zlecenia przed nadmiernym obciążeniem składkowym ich zleceniodawców.

Zwolnienie dla osób fizycznych niebędących pracodawcami

Istotnym zwolnieniem z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy jest przypadek, gdy zleceniodawcą jest osoba fizyczna niebędąca pracodawcą. To zwolnienie wynika z faktu, że obowiązek składkowy ciąży wyłącznie na zleceniodawcach będących pracodawcami lub jednostkami organizacyjnymi, zgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia.

Osoba fizyczna uzyskuje status pracodawcy dopiero w momencie zatrudnienia choćby jednego pracownika w ramach stosunku pracy. Jeśli prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia wyłącznie zleceniobiorców, nie ma obowiązku opłacania za nich składek na Fundusz Pracy, niezależnie od wysokości ich wynagrodzeń czy liczby zawartych umów zlecenia.

Osoba fizyczna prowadząca firmę świadczącą usługi sprzątania pomieszczeń biurowych zatrudnia wyłącznie zleceniobiorców podlegających obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i ubezpieczeniom rentowym. Każdy z nich osiąga przychód z umowy zlecenia w wysokości 4700 złotych. Pomimo że przychód ten jest wyższy od minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącego 4666 złotych w 2025 roku, zleceniodawca nie ma obowiązku opłacenia składki na Fundusz Pracy, gdyż jest osobą fizyczną niebędącą pracodawcą.

To zwolnienie ma szczególne znaczenie dla małych przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą, którzy w początkowej fazie rozwoju firmy korzystają wyłącznie z usług zleceniobiorców. Pozwala im to na obniżenie kosztów zatrudnienia i lepsze zarządzanie przepływami finansowymi w okresie budowania pozycji rynkowej.

Praktyczne zastosowanie tego zwolnienia wymaga stałego monitorowania statusu zatrudnienia w firmie. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że zmiana formy zatrudnienia choćby jednej osoby z umowy zlecenia na umowę o pracę automatycznie powoduje powstanie obowiązku składkowego wobec wszystkich zleceniobiorców.

Zwolnienie z tytułu wieku zleceniobiorcy

Kolejnym istotnym zwolnieniem z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy jest osiągnięcie przez zleceniobiorcę określonego wieku emerytalnego. Zgodnie z przepisami, nie opłaca się składek za osoby, które osiągnęły wiek wynoszący co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn.

Zwolnienie to ma charakter automatyczny i nie wymaga składania dodatkowych wniosków czy oświadczeń. Wystarczy, że zleceniobiorca osiągnie odpowiedni wiek, aby zleceniodawca został zwolniony z obowiązku składkowego. Istotne jest jednak ustalenie momentu, od którego zwolnienie to zaczyna obowiązywać.

Jeżeli osiągnięcie wymaganego wieku następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku opłacania składek obowiązuje dopiero od następnego miesiąca. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy ukończenie 55. roku życia przez kobietę lub 60. roku życia przez mężczyznę następuje pierwszego dnia danego miesiąca - wówczas zwolnienie z obowiązku opłacania składek przysługuje już od tego miesiąca.

Firma zatrudnia na umowie zlecenia dwie osoby. Pierwsza z nich, kobieta, ukończyła 55 lat w dniu 3 marca. Drugi zleceniobiorca, mężczyzna, osiągnął wiek 60 lat w dniu 1 maja. W tej sytuacji za pierwszego zleceniobiorcę nie trzeba opłacać składki na Fundusz Pracy począwszy od kwietnia (za marzec trzeba ją jeszcze zapłacić), a za drugiego nie trzeba jej opłacać począwszy od maja.

Zasady dla zleceniobiorców z wieloma tytułami ubezpieczenia

Szczególną regulację przewidują przepisy dla sytuacji, gdy zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i ubezpieczeniom rentowym z więcej niż jednego tytułu prawnego. W takich przypadkach obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje dopiero wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z wszystkich tytułów wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.

Ta regulacja zapobiega sytuacjom, w których osoby pracujące w niepełnym wymiarze czasu lub na kilku małych zleceniach jednocześnie byłyby obciążone składkami na Fundusz Pracy mimo niskich łącznych dochodów. System ten wymaga jednak współpracy między różnymi płatnikami składek oraz złożenia odpowiednich oświadczeń przez ubezpieczonego.

Ubezpieczony zleceniobiorca ma obowiązek złożenia stosownego oświadczenia każdemu pracodawcy lub zleceniodawcy o tym, że podlega ubezpieczeniom z innych tytułów. Oświadczenie to powinno zawierać informacje o wysokości przychodów z poszczególnych źródeł, co umożliwi prawidłowe ustalenie obowiązku składkowego przez każdego z płatników.

Dana osoba jest zatrudniona w ramach stosunku pracy w wymiarze jednej czwartej etatu oraz w innej jednostce organizacyjnej w ramach umowy zlecenia. Miesięczny przychód z umowy o pracę wynosi 1000 złotych, a z umowy zlecenia 2000 złotych. Łączna suma przychodów 3000 złotych jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę wynoszącego 4666 złotych. W związku z tym ani pracodawca, ani zleceniodawca nie mają obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy.

System ten wymaga szczególnej uwagi ze strony działów kadr i księgowości, które muszą na bieżąco monitorować otrzymane oświadczenia oraz weryfikować zmiany w statusie ubezpieczenia swoich zleceniobiorców. Błędne ustalenie obowiązku składkowego może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Praktyczne aspekty stosowania zwolnień

Stosowanie zwolnień z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy za zleceniobiorców wymaga systematycznego monitorowania spełniania warunków uprawniających do ich zastosowania. Przedsiębiorcy muszą prowadzić dokładną dokumentację dotyczącą wysokości wynagrodzeń, wieku zleceniobiorców oraz swojego statusu jako pracodawcy.

Każde ze zwolnień ma odmienny charakter i może wystąpić niezależnie od pozostałych. Oznacza to, że wystarczy spełnienie warunków dla jednego zwolnienia, aby zleceniodawca został zwolniony z obowiązku składkowego. Jednocześnie zmiana okoliczności może prowadzić do utraty prawa do zwolnienia w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje graniczne, takie jak osiągnięcie przez zleceniobiorcę wieku emerytalnego w trakcie miesiąca, czy przekroczenie przez osobę fizyczną progu zatrudnienia pierwszego pracownika. W takich przypadkach konieczne jest precyzyjne ustalenie momentu powstania lub ustania obowiązku składkowego.

• Prowadzenie rejestru dat urodzenia zleceniobiorców w celu monitorowania osiągnięcia wieku emerytalnego
• Systematyczne porównywanie wysokości wynagrodzeń z obowiązującym minimalnym wynagrodzeniem za pracę
• Dokumentowanie statusu pracodawcy i zmian w zakresie zatrudnienia pracowników etatowych
• Weryfikacja oświadczeń zleceniobiorców o dodatkowych tytułach ubezpieczenia
• Prowadzenie kalendarza terminów związanych ze zmianami statusu składkowego

Konsekwencje prawne i finansowe

Nieprawidłowe stosowanie zwolnień z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe dla zleceniodawców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi regularne kontrole prawidłowości rozliczeń składkowych, w tym weryfikuje zasadność stosowania zwolnień.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, zleceniodawca może zostać obciążony zaległymi składkami wraz z odsetkami za zwłokę. Dodatkowo możliwe są sankcje administracyjne oraz konieczność poniesienia kosztów postępowania kontrolnego. Wysokość odsetek może znacząco zwiększyć całkowity koszt nieprawidłowości.

Szczególnie ryzykowne są sytuacje, gdy zleceniodawca świadomie stosuje zwolnienia niezgodnie z przepisami, licząc na brak wykrycia nieprawidłowości przez organy kontrolne. Takie działania mogą być kwalifikowane jako próba uchylania się od opłacania składek, co pociąga za sobą surowsze sankcje.

Ochroną przed negatywnymi konsekwencjami jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji oraz regularne weryfikowanie spełniania warunków do stosowania zwolnień. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z konsultacji prawnych lub zwrócić się o interpretację przepisów do właściwych organów.

Zmiany przepisów i ich wpływ na zwolnienia

Przepisy dotyczące składek na Fundusz Pracy oraz zwolnień z obowiązku ich opłacania podlegają okresowym zmianom, które mogą wpływać na sytuację prawną zleceniodawców. Najczęściej zmiany dotyczą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, które stanowi punkt odniesienia dla głównego zwolnienia z tytułu niskiego przychodu zleceniobiorcy.

Coroczne podwyższanie minimalnego wynagrodzenia za pracę automatycznie rozszerza krąg zleceniobiorców, za których nie trzeba opłacać składek na Fundusz Pracy. Jednocześnie może to wpływać na decyzje przedsiębiorców dotyczące wysokości wynagrodzeń oferowanych zleceniobiorcom oraz struktury zatrudnienia w firmie.

Zmiany mogą dotyczyć również wysokości stawki składki na Fundusz Pracy, która jest corocznie określana w ustawie budżetowej. W 2025 roku stawka ta wynosi 1,00 procent podstawy wymiaru, ale może ulec zmianie w kolejnych latach w zależności od potrzeb finansowania działań realizowanych przez Fundusz.

Planowane lub rozważane zmiany legislacyjne mogą dotyczyć również wieku emerytalnego uprawniającego do zwolnienia ze składek, definicji pracodawcy, czy zasad przeliczania wynagrodzeń w przypadku umów długoterminowych. Monitoring projektów ustaw oraz konsultacji społecznych pozwala na wcześniejsze przygotowanie się do zmian i dostosowanie procedur wewnętrznych.

Najczęstsze pytania

Nie, jeśli nie zatrudnia żadnego pracownika w ramach stosunku pracy. Obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy ciąży wyłącznie na pracodawcach oraz jednostkach organizacyjnych. Osoba fizyczna staje się pracodawcą dopiero po zatrudnieniu pierwszego pracownika etatowego.

Zwolnienie obowiązuje od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zleceniobiorca osiągnął wymagany wiek, chyba że urodziny przypadają na pierwszy dzień miesiąca - wtedy zwolnienie obowiązuje już od tego miesiąca. Dla kobiet wymagany wiek to 55 lat, dla mężczyzn 60 lat.

Przeliczenia dokonuje się tylko w przypadku umów zawartych na kilka miesięcy z wynagrodzeniem określonym w stawce miesięcznej. Jeśli wynagrodzenie określono w stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej, nie dokonuje się przeliczenia i liczy się rzeczywisty przychód w danym miesiącu.

Obowiązek opłacania składki na Fundusz Pracy powstaje gdy łączna kwota z wszystkich tytułów wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Zleceniobiorca musi złożyć oświadczenie każdemu pracodawcy o dodatkowych źródłach dochodu.

Zwolnienie ocenia się osobno dla każdego miesiąca kalendarzowego. Jeśli w jednym miesiącu zleceniobiorca zarobi mniej niż minimalne wynagrodzenie, za ten miesiąc nie płaci się składki, ale w kolejnym miesiącu może już powstać obowiązek składkowy jeśli przychód będzie wyższy.