Nadpłata składki zdrowotnej w kosztach podatkowych 2025

Składki zdrowotne zapłacone przez przedsiębiorców w 2024 roku podlegają rocznemu rozliczeniu w 2025 roku. W wyniku tego rozliczenia może wystąpić zarówno niedopłata jak i nadpłata składki zdrowotnej. Szczególnie istotne z punktu widzenia podatników jest właściwe potraktowanie nadpłaty w kontekście kosztów podatkowych oraz różnych form opodatkowania.

Rozliczenie roczne składek zdrowotnych następuje poprzez złożenie zbiorczej deklaracji ZUS DRA do 20 maja 2025 roku. W tym samym terminie przedsiębiorcy mają obowiązek uregulowania ewentualnej niedopłaty składek. Natomiast w przypadku nadpłaty procedura jest nieco bardziej skomplikowana i wymaga aktywnych działań ze strony płatnika.

Procedura zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej

Zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej przedsiębiorca może wystąpić o jej zwrot. Proces ten wymaga wykonania następujących kroków:

1. Złożenie zbiorczej deklaracji ZUS DRA do 20 maja 2025 roku
2. Ustalenie wysokości nadpłaty składki zdrowotnej
3. Przygotowanie wniosku o zwrot w formie elektronicznej
4. Złożenie wniosku do ZUS do 2 czerwca 2025 roku
5. Oczekiwanie na weryfikację i zwrot środków przez ZUS

ZUS dokona zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika składek. W razie wystąpienia zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych obciążających płatnika, kwota zwrotu podlega automatycznemu zaliczeniu na poczet tych zaległości.

Sytuacje mogące wystąpić przy zwrocie nadpłaty:

• Brak zaległości - pełny zwrot na rachunek bankowy
• Zaległości składkowe - zaliczenie na poczet zaległości
• Zaległości z tytułu świadczeń - automatyczne potrącenie
• Niezłożenie wniosku - zaliczenie na przyszłe składki

W przypadku niezłożenia wniosku w wymaganym terminie, przy jednoczesnym braku zaległości, kwota nadpłaty zostanie zaliczona na poczet zaległych lub bieżących składek. Jest to automatyczna procedura, która nie wymaga dodatkowych działań ze strony przedsiębiorcy.

Składka zdrowotna w kosztach podatkowych

Możliwość zaliczenia składki zdrowotnej do kosztów podatkowych zależy od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania. Zgodnie z artykułem 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie zdrowotne, z wyjątkiem określonych sytuacji.

Formy opodatkowania i możliwość zaliczenia składki do kosztów:

• Zasady ogólne (skala podatkowa) - składka nie stanowi kosztu
• Podatek liniowy (19%) - składka może być kosztem w określonych limitach
• Ryczałt ewidencjonowany - brak kosztów, możliwość pomniejszenia przychodów
• Karta podatkowa - brak wpływu na rozliczenie

Składki zdrowotne mogą stanowić koszt podatkowy wyłącznie w przypadku składek zapłaconych w roku podatkowym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej zgodnie z artykułem 30c ustawy o PIT, czyli w ramach podatku liniowego. Dodatkowo jako koszt można zaliczyć składki zapłacone za osoby współpracujące z podatnikiem opodatkowanym podatkiem liniowym.

Istotnym ograniczeniem jest maksymalna kwota składek, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lub odliczyć od dochodu. W 2024 roku podatkowym limit ten wynosi 11 600 złotych, natomiast w 2025 roku wzrasta do 12 900 złotych.

Korekta kosztów przy zwrocie składki zdrowotnej

Dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych zwrot składki zdrowotnej jest zdarzeniem neutralnym podatkowo, ponieważ składka ta nie stanowi kosztu podatkowego. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku podatników opodatkowanych podatkiem liniowym, którzy ujęli składkę w kosztach.

Podatnik opodatkowany podatkiem liniowym, który otrzymał zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej, powinien dokonać korekty kosztów zgodnie z zasadami wynikającymi z artykułu 22 ust. 7c-7f ustawy o PIT. Procedura korekty obejmuje następujące etapy:

1. Identyfikacja przyczyny nadpłaty (błąd rachunkowy vs świadome działanie)
2. Określenie właściwego okresu rozliczeniowego do korekty
3. Obliczenie kwoty korekty kosztów podatkowych
4. Złożenie odpowiednich dokumentów korygujących
5. Uregulowanie ewentualnych różnic w podatku

Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się bieżąco. Oznacza to, że w roku otrzymania zwrotu należy skorygować koszty podatkowe o otrzymaną kwotę.

Natomiast jeśli przyczyną nadpłaty był błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka, korekty trzeba dokonać w okresie rozliczeniowym, w którym pierwotnie ujęto koszt podatkowy. W praktyce oznacza to konieczność złożenia korekty zeznania podatkowego za rok, w którym nadpłacono składkę.

Przedsiębiorca opodatkowany podatkiem liniowym omyłkowo nadpłacił składkę zdrowotną w 2024 roku i ujął ją w kosztach. W 2025 roku otrzymał zwrot nadpłaty. Ponieważ nadpłata wynikała z błędu rachunkowego, przedsiębiorca powinien dokonać korekty kosztu za 2024 rok poprzez złożenie korekty zeznania podatkowego.

Odliczenie składki zdrowotnej od dochodu

Podatnik rozliczający się podatkiem liniowym ma również prawo do odliczenia składki zdrowotnej od dochodu zamiast zaliczania jej do kosztów uzyskania przychodów. W takiej sytuacji skutki podatkowe otrzymania zwrotu nadpłaconej składki są inne niż w przypadku zaliczenia do kosztów.

W przypadku odliczenia składki zdrowotnej od dochodu, otrzymanie zwrotu na skutek powstałej nadpłaty powoduje konieczność powiększenia dochodu do opodatkowania w zeznaniu podatkowym za rok otrzymania zwrotu. Jest to logiczna konsekwencja wcześniejszego pomniejszenia dochodu o kwotę składki.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych sytuacja jest odmienna, ponieważ w tej formie opodatkowania nie występuje kategoria kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji składka zdrowotna nie może być kosztem podatkowym dla tej grupy podatników.

Jednak na mocy artykułu 11 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, przychody mogą być pomniejszone o 50% składek na ubezpieczenie zdrowotne zapłaconych w roku podatkowym. Dotyczy to składek z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej w formie ryczałtu oraz składek za osoby współpracujące.

Warunkiem skorzystania z tego uprawnienia jest to, aby składki nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Oznacza to, że zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej wpływa na możliwość pomniejszenia przychodów.

Zgodnie z artykułem 21 ust. 2a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, jeżeli podatnik dokonał odliczeń od przychodu lub ryczałtu, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot, w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

W konsekwencji podatnik opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, który otrzymał w 2025 roku zwrot nadpłaconych w 2024 roku składek, nie koryguje kosztów, ale ma obowiązek w zeznaniu za 2025 rok doliczyć do przychodów otrzymany zwrot.

Zmiana formy opodatkowania

Szczególną sytuacją jest przypadek, gdy przedsiębiorca zmienia formę opodatkowania między rokiem poniesienia wydatku na składkę zdrowotną a rokiem otrzymania zwrotu nadpłaty. Taka sytuacja wymaga szczególnej uwagi przy rozliczeniu podatkowym.

Jeśli przedsiębiorca w 2024 roku był opodatkowany podatkiem liniowym i nadpłacił składki zdrowotne zaliczane do kosztów, a w 2025 roku zmienił formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, właściwym działaniem będzie korekta kosztu za 2024 rok.

Przedsiębiorca w 2024 roku rozliczał się podatkiem liniowym i ujął nadpłaconą składkę zdrowotną w kosztach. W 2025 roku przeszedł na ryczałt ewidencjonowany i otrzymał zwrot składki. Mimo zmiany formy opodatkowania powinien dokonać korekty kosztu za 2024 rok, ponieważ w tym roku składka była kosztem podatkowym.

Zasada ta wynika z faktu, że skutki podatkowe należy przypisać do roku, w którym składka była ujęta w kosztach podatkowych, niezależnie od aktualnej formy opodatkowania przedsiębiorcy.

Nadpłata niezwrócona - zaliczenie na przyszłe składki

Istotną kwestią jest sytuacja, gdy nadpłacone składki zdrowotne nie podlegają zwrotowi, lecz zostają zaliczone na poczet przyszłych należności z tytułu składki zdrowotnej. W takim przypadku nie powstaje konieczność korekty kosztów podatkowych.

Zgodnie z artykułem 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT kosztem są składki zdrowotne zapłacone w roku podatkowym. Warunek faktycznej zapłaty w danym roku determinuje możliwość przypisania do kosztów podatkowych tego właśnie roku podatkowego.

Oznacza to, że nadpłata, która nie podlega zwrotowi, nie generuje konieczności korekty kosztów. Jednocześnie dla przedsiębiorcy nadpłacone składki są kosztem podatkowym w całości i tylko w roku podatkowym, w którym faktycznie poniesiono ekonomiczny wydatek na zapłatę składki zdrowotnej.

Nawet jeżeli z nadpłaty regulowane są należności za kolejny rok podatkowy, koszt podatkowy należy przypisać do roku podatkowego, w którym doszło do opłacenia składek zdrowotnych. Ta zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zmieni formę opodatkowania w kolejnych latach.

Praktyczne aspekty rozliczenia nadpłaty

W praktyce przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na terminowe złożenie wniosku o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej, jeśli chcą odzyskać środki. Termin 2 czerwca 2025 roku jest terminem bezwzględnie obowiązującym i jego przekroczenie skutkuje automatycznym zaliczeniem nadpłaty na przyszłe składki.

Kluczowe terminy i działania w procesie rozliczenia:

• Do 20 maja 2025 - złożenie deklaracji ZUS DRA
• Do 2 czerwca 2025 - złożenie wniosku o zwrot nadpłaty
• Do 30 kwietnia 2026 - złożenie zeznania podatkowego za 2025 rok
• W razie potrzeby - korekta zeznania za 2024 rok

Warto również pamiętać o konieczności właściwego udokumentowania wszystkich operacji związanych ze składką zdrowotną. Dokumenty potwierdzające zapłatę składek, otrzymanie zwrotu oraz ewentualne korekty zeznań podatkowych należy zachować przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych powinni poinformować swojego ksigowego o otrzymaniu zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej, aby możliwe było właściwe rozliczenie tego zdarzenia w księgach rachunkowych i zeznaniach podatkowych.

Procedura rozliczenia w różnych sytuacjach

Sposób rozliczenia nadpłaty składki zdrowotnej zależy od kilku czynników, które należy uwzględnić przy podejmowaniu decyzji o dalszych działaniach:

1. Określenie formy opodatkowania w roku nadpłaty składki
2. Ustalenie przyczyny nadpłaty (błąd czy świadome działanie)
3. Podjęcie decyzji o wystąpieniu o zwrot lub pozostawieniu na koncie ZUS
4. Właściwe udokumentowanie wszystkich działań
5. Dokonanie odpowiednich korekt w rozliczeniach podatkowych

W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w różnych formach prawnych, każda z nich może wymagać odmiennego podejścia do rozliczenia nadpłaconej składki zdrowotnej.

Możliwe scenariusze rozliczenia nadpłaty:

• Zwrot na rachunek bankowy z korektą kosztów
• Zaliczenie na przyszłe składki bez korekty kosztów
• Potrącenie z zaległości składkowych
• Dolicznie do przychodów w przypadku ryczałtu

Szczególnie istotne jest właściwe rozliczenie sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność w kilku formach jednocześnie lub gdy zmienia formę opodatkowania w trakcie roku podatkowego.

Najczęstsze pytania

Nie, korekta kosztów jest wymagana tylko w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem liniowym, którzy ujęli składkę w kosztach i otrzymali jej zwrot. Dla pozostałych form opodatkowania zwrot nie wpływa na koszty podatkowe lub wymaga innych działań.

Wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej za 2024 rok można złożyć do 2 czerwca 2025 roku. Wniosek należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej, korzystając z formularza przygotowanego przez ZUS.

Jeśli nie złożysz wniosku o zwrot w terminie do 2 czerwca 2025 roku, nadpłata zostanie automatycznie zaliczona na poczet zaległych lub bieżących składek zdrowotnych. Ta procedura następuje automatycznie, bez konieczności dodatkowych formalności.

Nie, w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie ma kategorii kosztów podatkowych. Jednak można pomniejszyć przychody o 50% zapłaconych składek zdrowotnych, pod warunkiem że nie zostały one zwrócone w jakiejkolwiek formie.

Jeśli zmieniłeś formę opodatkowania między rokiem nadpłaty a rokiem zwrotu, korekty dokonujesz według zasad obowiązujących w roku, gdy składka była ujęta w kosztach. Na przykład, jeśli w 2024 roku byłeś na podatku liniowym, a w 2025 przeszedłeś na ryczałt, koryguj koszty za 2024 rok.

ZUS dokona zwrotu nadpłaconej składki tylko pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika. Jeśli masz zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń, kwota zwrotu zostanie automatycznie zaliczona na poczet tych zaległości.