KSeF i rewolucje podatkowe - zmiany w akcyzie i podatkach

Ministerstwo Finansów przygotowuje się do wprowadzenia najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. Sejm już przyjął ustawę wdrażającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, który zrewolucjonizuje sposób wystawiania faktur w Polsce. Równocześnie resort pracuje nad kolejnymi projektami ustaw dotyczącymi akcyzy, podatku dochodowego od osób prawnych i fizycznych oraz podatku od nieruchomości. Te zmiany będą miały ogromny wpływ na funkcjonowanie wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

System KSeF, który stanie się obowiązkowy dla polskich firm, to element szerszego planu cyfryzacji administracji podatkowej. Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu uszczelnienie systemu VAT oraz zwiększenie efektywności rozliczeń podatkowych. Polska dołącza tym samym do grona krajów europejskich, które już wdrożyły lub są w trakcie implementacji podobnych systemów elektronicznego fakturowania.

Etapowe wdrażanie obowiązkowego e-fakturowania

Ministerstwo Finansów zaplanowało wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w trzech etapach, co ma umożliwić przedsiębiorcom stopniowe przystosowanie się do nowych wymogów. Takie podejście pozwoli na płynne przejście na nowy system bez gwałtownego zakłócenia działalności gospodarczej.

Drugi etap planowany jest na 1 kwietnia 2026 roku i obejmie pozostałych przedsiębiorców, za wyjątkiem tych o skali mikro. Oznacza to, że większość polskich firm będzie musiała przygotować się do korzystania z systemu KSeF już w pierwszej połowie 2026 roku. Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowego systemu fakturowania.

Kluczową datą dla wszystkich polskich firm będzie 1 lutego 2026 roku, kiedy odbiór faktur z systemu ministerialnego stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że nawet jeśli firma nie będzie jeszcze musiała wystawiać faktur elektronicznych, będzie zobowiązana do odbierania ich z systemu KSeF. To wymaga od przedsiębiorców zapoznania się z funkcjonowaniem systemu już przed rozpoczęciem obowiązku wystawiania e-faktur.

1. Przygotowanie infrastruktury informatycznej do obsługi KSeF
2. Szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie
3. Dostosowanie systemów księgowych do nowych wymogów
4. Testowanie połączeń z systemem ministerialnym
5. Opracowanie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych

Najważniejsze założenia projektu KSeF

Projekt Krajowego Systemu e-Faktur przewiduje szereg ułatwień dla przedsiębiorców w okresie przejściowym. Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę z wyzwań, jakie niesie za sobą tak duża zmiana systemowa, dlatego wprowadza rozwiązania mające na celu złagodzenie skutków transformacji cyfrowej.

W okresie przejściowym, czyli do końca 2026 roku, przedsiębiorcy wciąż będą posiadali możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących. To istotne ułatwienie dla firm, które nie zdążą w pełni przystosować się do nowego systemu lub będą potrzebowały więcej czasu na wdrożenie odpowiednich rozwiązań technologicznych.

Jedną z najważniejszych korzyści dla przedsiębiorców będzie skrócenie podstawowego terminu zwrotu z VAT z 60 do 40 dni. Ta zmiana ma spowodować poprawę płynności finansowej firm, co jest szczególnie istotne w kontekście kosztów związanych z wdrażaniem nowego systemu fakturowania. Szybszy zwrot VAT może częściowo zrekompensować nakłady inwestycyjne na dostosowanie się do wymogów KSeF.

System KSeF umożliwi również wystawianie faktur w trybie offline, pod warunkiem zachowania ich autentyczności i integralności. To rozwiązanie jest szczególnie ważne dla firm działających w miejscach o ograniczonym dostępie do internetu lub w sytuacjach awaryjnych.

Zmiany wprowadzone przez Senat

Prace nad ustawą o KSeF zbliżają się ku ostatniemu etapowi legislacyjnemu. Skierowana do Senatu ustawa otrzymała zaledwie trzy poprawki do wprowadzenia, co świadczy o wysokim poziomie przygotowania projektu oraz szerokim poparciu dla wprowadzanych rozwiązań.

Wszystkie poprawki wprowadzone przez Senat posiadają charakter legislacyjny i redakcyjny, co oznacza, że nie dotyczą merytorycznych aspektów funkcjonowania systemu KSeF. Są to głównie doprecyzowania sformułowań prawnych oraz korekty techniczne mające na celu poprawę czytelności przepisów.

Fakt, że Senat wprowadził jedynie trzy poprawki o charakterze technicznym, świadczy o solidnym przygotowaniu merytorycznym projektu ustawy. Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje z przedstawicielami środowisk przedsiębiorców oraz ekspertami z zakresu prawa podatkowego, co przełożyło się na wysoką jakość przygotowanych przepisów.

Przykład sprawnego procesu legislacyjnego to sytuacja, w której Senat wprowadza jedynie poprawki redakcyjne, nie kwestionując głównych założeń ustawy. W przypadku KSeF oznacza to, że kluczowe elementy systemu, takie jak harmonogram wdrażania czy zasady funkcjonowania, zostały zaakceptowane przez wszystkie środowiska polityczne.

Ograniczenia dla zagranicznych kontrahentów

Decyzja Unii Europejskiej w sprawie zakresu obowiązywania KSeF przynosi istotne ułatwienia dla polskich przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi kontrahentami. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie tylko podmioty posiadające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Zagraniczni kontrahenci nadal będą mogli wystawiać faktury w formie papierowej, o ile przepisy ich kraju na to pozwalają. To rozwiązanie ma na celu uniknięcie komplikacji prawnych związanych z narzucaniem polskich wymogów podmiotom spoza jurysdykcji polskiej.

Ta regulacja ma szczególne znaczenie dla firm importowych oraz przedsiębiorstw współpracujących z dostawcami z krajów, w których nie wprowadzono jeszcze obowiązkowego elektronicznego fakturowania. Pozwala to na utrzymanie dotychczasowych relacji handlowych bez konieczności wywierania presji na zagranicznych partnerów w celu zmiany ich systemów fakturowania.

Polskie firmy będą jednak zobowiązane do odbierania faktur elektronicznych od wszystkich polskich kontrahentów już od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od tego, czy same będą już wystawiać faktury elektroniczne. To asymetryczne podejście ma na celu stopniowe wprowadzanie systemu bez zakłócania współpracy międzynarodowej.

Funkcjonowanie systemu bez stałego połączenia

Jednym z najważniejszych założeń systemu KSeF jest zapewnienie ciągłości działania nawet w sytuacjach problemów technicznych. Faktury będzie można wystawiać w trybie offline, czyli bez natychmiastowego połączenia z systemem KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika, pod warunkiem zachowania ich autentyczności i integralności.

Rozwiązanie to ma kluczowe znaczenie dla firm działających w obszarach o niestabilnym połączeniu internetowym lub w sytuacjach awaryjnych. Możliwość pracy offline zapewnia, że problemy techniczne nie będą blokować podstawowej działalności gospodarczej przedsiębiorstw.

Tryb offline będzie wymagać od przedsiębiorców zachowania szczególnej ostrożności w zakresie autentyczności i integralności wystawianych dokumentów. Firmy będą musiały wdrożyć odpowiednie procedury zabezpieczające, które gwarantują, że faktury wystawione bez połączenia z systemem centralnym spełniają wszystkie wymogi prawne.

• Możliwość wystawiania faktur bez stałego połączenia internetowego
• Zachowanie autentyczności dokumentów w trybie offline
• Przekazywanie obrazów faktur w formacie PDF
• Synchronizacja z systemem centralnym po przywróceniu połączenia
• Procedury zabezpieczające integralność danych

Planowane zmiany w akcyzie od samochodów

Ministerstwo Finansów przygotowuje nowelizację przepisów dotyczących akcyzy od samochodów w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Projekt jest już gotowy, ale zostanie opublikowany dopiero po zakończeniu negocjacji z Komisją Europejską. Te zmiany mogą mieć fundamentalny wpływ na rynek motoryzacyjny w Polsce.

Nowy system ma zastąpić obecne zasady, w których akcyza zależy od wartości samochodu. Zamiast tego uwzględniany będzie poziom emisji oraz wiek pojazdu. To podejście jest zgodne z europejską polityką klimatyczną i ma na celu promowanie ekologicznych rozwiązań transportowych.

Nowe zasady akcyzy będą prawdopodobnie faworyzować pojazdy o niskiej emisji spalin oraz nowsze samochody spełniające wyższe normy ekologiczne. Może to oznaczać wzrost kosztów zakupu starszych pojazdów o wysokiej emisji, co wpłynie na decyzje konsumentów oraz przedsiębiorców przy wyborze floty samochodowej.

Zmiany w akcyzie od samochodów będą miały szczególne znaczenie dla firm leasingowych, dealerów samochodowych oraz przedsiębiorstw posiadających duże floty pojazdów. Konieczne będzie przeanalizowanie wpływu nowych przepisów na koszty działalności oraz strategię zakupową.

Przykład potencjalnego wpływu zmian w akcyzie: firma transportowa posiadająca flotę 50 samochodów dostawczych będzie musiała przeanalizować, czy opłaca się wymienić starsze pojazdy na nowsze o niższej emisji, aby skorzystać z korzystniejszych stawek akcyzy. Decyzja ta może wpłynąć na budżet inwestycyjny firmy na najbliższe lata.

Polska w europejskim trendzie cyfryzacji

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w Polsce to element szerszego unijnego planu, którego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie efektywności rozliczeń VAT w ramach inicjatywy VIDA. Unia Europejska dąży do harmonizacji systemów podatkowych oraz poprawy ściągalności podatków we wszystkich krajach członkowskich.

Polska dołącza tym samym do grona państw członkowskich, takich jak Włochy i Francja, które już wdrożyły lub są w trakcie wdrażania podobnych rozwiązań. Doświadczenia tych krajów pokazują, że elektroniczne fakturowanie może znacząco poprawić efektywność administracji podatkowej oraz zmniejszyć lukę VAT.

Inicjatywa VIDA zakłada stopniowe wprowadzanie jednolitych standardów elektronicznego fakturowania w całej Unii Europejskiej. Polska, wdrażając system KSeF, przygotowuje się do tej harmonizacji już teraz, co może dać polskim przedsiębiorcom przewagę konkurencyjną w przyszłości.

Doświadczenia innych krajów europejskich pokazują, że wdrożenie elektronicznego fakturowania przynosi wymierne korzyści zarówno dla administracji podatkowej, jak i dla przedsiębiorców. We Włoszech system elektronicznego fakturowania przyczynił się do znacznego zwiększenia dochodów budżetowych z tytułu VAT oraz poprawy przejrzystości obrotu gospodarczego.

Przygotowania przedsiębiorców do zmian

Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu KSeF, niezależnie od tego, w którym etapie będą objęci obowiązkiem. Przygotowania te powinny obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne oraz szkoleniowe.

Pierwszym krokiem powinno być przeprowadzenie audytu obecnych systemów fakturowania oraz ocena ich kompatybilności z wymogami KSeF. Firmy korzystające z nowoczesnych systemów księgowych mogą potrzebować jedynie aktualizacji oprogramowania, podczas gdy przedsiębiorstwa używające starszych rozwiązań mogą być zmuszone do wymiany całego systemu.

Przedsiębiorcy powinni również przygotować procedury awaryjne na wypadek problemów technicznych z systemem KSeF. Chociaż system będzie umożliwiał pracę w trybie offline, firmy muszą być przygotowane na różne scenariusze i mieć opracowane plany działania w sytuacjach kryzysowych.

Istotnym elementem przygotowań będzie także analiza wpływu nowego systemu na relacje z kontrahentami. Firmy powinny poinformować swoich klientów i dostawców o planowanych zmianach oraz ustalić zasady współpracy w nowym systemie fakturowania elektronicznego.

Długoterminowe skutki zmian podatkowych

Wprowadzenie systemu KSeF oraz planowane zmiany w akcyzie od samochodów to tylko początek szerszych reform systemu podatkowego w Polsce. Ministerstwo Finansów pracuje nad kolejnymi projektami ustaw obejmującymi podatek dochodowy od osób fizycznych, podatek dochodowy od osób prawnych oraz podatek od nieruchomości.

Te kompleksowe zmiany mają na celu modernizację polskiego systemu podatkowego oraz jego dostosowanie do wymogów gospodarki cyfrowej. Długoterminowo może to przełożyć się na poprawę efektywności poboru podatków oraz zwiększenie dochodów budżetowych państwa.

Zmiany w systemie podatkowym będą wymagać od przedsiębiorców inwestycji w nowe technologie oraz podnoszenia kwalifikacji pracowników. Jednocześnie mogą one przynieść długoterminowe korzyści w postaci obniżenia kosztów administracyjnych oraz poprawy przejrzystości procesów biznesowych.

Sukces reformy będzie zależał od skuteczności procesu wdrażania oraz poziomu wsparcia, jakie Ministerstwo Finansów zapewni przedsiębiorcom w okresie przejściowym. Kluczowe będzie również zapewnienie stabilności technicznej systemów oraz minimalizowanie zakłóceń w funkcjonowaniu firm.

Najczęstsze pytania

System KSeF będzie wdrażany etapowo od lutego 2026 roku. Największe firmy z obrotami powyżej 200 milionów złotych rocznie rozpoczną od 1 lutego 2026, pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026, a mikroprzedsiębiorcy z obrotami poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie od 1 stycznia 2027 roku.

Nie, obowiązek korzystania z KSeF obejmie tylko podmioty posiadające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zagraniczni kontrahenci nadal będą mogli wystawiać faktury w formie papierowej, o ile przepisy ich kraju na to pozwalają.

System KSeF umożliwi wystawianie faktur w trybie offline, pod warunkiem zachowania ich autentyczności i integralności. Obraz faktury w postaci pliku PDF będzie można przekazać nabywcy tradycyjnymi metodami komunikacji.

W okresie przejściowym do końca 2026 roku zostały odroczone kary za popełnione błędy w ramach fakturowania w KSeF. Odroczony został również obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za wystawione e-faktury.

Podstawowy termin zwrotu z VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co ma spowodować poprawę płynności finansowej przedsiębiorców i częściowo zrekompensować koszty związane z wdrażaniem nowego systemu fakturowania elektronicznego.