Zgłoszenie do ZUS bez podpisanej umowy - konsekwencje i korekty

W dynamicznych firmach z wysoką rotacją pracowników lub w dużych organizacjach zatrudniających setki osób często dochodzi do sytuacji, gdzie różne działy zajmują się poszczególnymi etapami procesu rekrutacji. Dział HR przygotowuje umowy, dział kadr zajmuje się zgłoszeniami do ZUS, a księgowość odpowiada za rozliczenia. Taki podział obowiązków, choć wydajny, niesie ze sobą ryzyko błędów komunikacyjnych i proceduralnych.

Jednym z najczęstszych problemów w tym zakresie jest sytuacja, gdy pracownik zostaje zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ale z różnych przyczyn nie dochodzi do podpisania umowy o pracę. Może to wynikać z różnych czynników:

• Nagła rezygnacja kandydata tuż przed rozpoczęciem pracy
• Problemy osobiste uniemożliwiające podjęcie zatrudnienia
• Błędy w komunikacji między działami firmy
• Nieprzewidziane okoliczności po stronie pracodawcy
• Niezgodność oczekiwań co do warunków pracy

Niezależnie od przyczyny, taka sytuacja wymaga natychmiastowej reakcji i odpowiednich działań korygujących.

Problem ten dotyczy nie tylko aspektów administracyjnych, ale ma również istotne konsekwencje prawne i finansowe. Nieprawidłowe zgłoszenia mogą prowadzić do kontroli ZUS, kar finansowych, a także problemów z rozliczeniami składek. Dlatego tak ważne jest zrozumienie całej procedury i szybkie reagowanie na tego typu sytuacje.

Podstawy prawne zatrudnienia i zgłoszeń do ZUS

Proces zatrudnienia w Polsce regulują precyzyjne przepisy prawne, które określają kolejność i warunki poszczególnych czynności. Zgodnie z artykułem 26 Kodeksu pracy, stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy. Ten zapis jednoznacznie wskazuje, że bez zawartej umowy nie może dojść do nawiązania stosunku pracy.

Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie. W przypadku gdy umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić mu na piśmie wszystkie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. To kluczowy element całej procedury - bez tego potwierdzenia pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków.

Porównanie typów umów i terminów zgłoszeń

Równolegle z obowiązkami wynikającymi z Kodeksu pracy, pracodawcy muszą wypełniać zobowiązania wobec systemu ubezpieczeń społecznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników składek obowiązek zgłoszenia pracownika w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. Zgłoszenia dokonuje się jednorazowo na formularzu ZUS ZUA, a następnie co miesiąc składa się deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA wykazujące wypaty i odprowadzone składki.

Kluczowe znaczenie ma artykuł 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który precyzuje, że obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają pracownicy od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Ten przepis jednoznacznie wskazuje, że bez nawiązania stosunku pracy nie ma podstaw do objęcia danej osoby ubezpieczeniami społecznymi.

Konsekwencje dopuszczenia pracownika bez umowy

Dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków bez podpisanej umowy o pracę lub bez pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia stanowi poważne naruszenie przepisów prawa pracy. Kodeks pracy traktuje takie działanie jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które przewidziane są dotkliwe sankcje finansowe.

Procedura postępowania przy dopuszczeniu do pracy bez umowy

1. Natychmiastowe sporządzenie pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia
2. Wstrzymanie wykonywania obowiązków przez pracownika do czasu uregulowania formalności
3. Podpisanie umowy o pracę w możliwie najkrótszym terminie
4. Zgłoszenie pracownika do ZUS po zawarciu umowy
5. Dokumentowanie wszystkich podjętych działań korygujących

Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 do 30 tysięcy złotych. Wysokość kary zależy od okoliczności sprawy, wielkości firmy, oraz tego, czy doszło do innych naruszeń przepisów prawa pracy. Inspekcja pracy może również nakazać natychmiastowe usunięcie nieprawidłowości i wdrożenie odpowiednich procedur.

Warto podkreślić, że Kodeks pracy nie wyklucza możliwości zawarcia umowy w formie ustnej. Jednak nawet w takim przypadku pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić mu na piśmie wszystkie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dopiero brak takiego pisemnego potwierdzenia przy jednoczesnym dopuszczeniu do pracy stanowi wykroczenie.

Konsekwencje nieprawidłowego postępowania mogą być długofalowe. Kontrola Inspekcji Pracy może doprowadzić do szczegółowego przeglądu wszystkich procesów kadrowych w firmie, co z kolei może ujawnić inne nieprawidłowości. Dodatkowo, problemy z dokumentacją zatrudnienia mogą komplikować późniejsze rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Płatnik składek ma ściśle określone obowiązki wynikające z przepisów prawa, które musi realizować terminowo i zgodnie z procedurami. Podstawowym obowiązkiem jest poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy z pracownikiem w ciągu 7 dni od tego faktu. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Zgłoszenie pracownika ma charakter jednorazowy - nie ma potrzeby comiesięcznego ponawiania tej czynności, jeśli umowa trwa bez przerwy. Jednak co miesiąc pracodawca musi składać deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, w których wykazuje wypłacone wynagrodzenia i odprowadzone składki za wszystkich ubezpieczonych pracowników.

System sankcji za nieprawidłowe wypełnianie obowiązków wobec ZUS jest rozbudowany i dotkliwy. Zakład może zastosować wobec płatnika składek różnorodne środki dyscyplinujące:

• Nałożenie kary grzywny za nieterminowe lub nieprawidłowe zgłoszenia
• Naliczenie odsetek za zwłokę od nieopłaconych składek
• Wymierzenie opłaty dodatkowej za naruszenie obowiązków
• Wszczęcie postępowania egzekucyjnego w celu odzyskania należności
• Zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wpis hipoteki lub zastawu skarbowego

Warto również pamiętać, że ZUS prowadzi systematyczne kontrole pracodawców, podczas których weryfikuje prawidłowość zgłoszeń i rozliczeń. Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli mogą skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, ale również koniecznością korekty dokumentacji za okres nawet kilku lat wstecz.

Niepodpisana umowa a zgłoszenie do ZUS - analiza problemu

Sytuacja, w której pracownik zostaje zgłoszony do ZUS bez podpisania umowy o pracę, jest prawnie nieuzasadniona i wymaga natychmiastowej korekty. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, pracownik otrzymuje status osoby ubezpieczonej dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy. Jeśli stosunek pracy nie został nawiązany z powodu braku podpisanej umowy, zgłoszenie takiej osoby do ZUS jest błędne.

Artykuł 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jednoznacznie stanowi, że obowiązkowo ubezpieczeniom podlegają pracownicy od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Bez zawartej umowy nie ma stosunku pracy, a co za tym idzie - nie ma podstaw prawnych do objęcia danej osoby ubezpieczeniami społecznymi.

Taka sytuacja może wystąpić z różnych przyczyn. Najczęściej są to błędy w komunikacji między działami - dział kadr przygotowuje zgłoszenie na podstawie informacji o planowanym zatrudnieniu, ale ostatecznie kandydat nie pojawia się w pracy lub rezygnuje z oferty. Czasem przyczyną są problemy osobiste przyszłego pracownika, które uniemożliwiają mu podjęcie zatrudnienia w planowanym terminie.

Przykład typowej sytuacji: Dział HR informuje dział kadr o planowanym zatrudnieniu pani Kowalskiej od 15 marca. Dział kadr przygotowuje zgłoszenie ZUS ZUA z datą 15 marca. Jednak pani Kowalska dzwoni 14 marca wieczorem i informuje, że z przyczyn osobistych nie może podjąć pracy. Umowa nie zostaje podpisana, ale zgłoszenie do ZUS już zostało wysłane. W takiej sytuacji konieczne jest natychmiastowe wyrejestrowanie z kodem 600 od daty 15 marca.

Konsekwencje takiej sytuacji mogą być wieloaspektowe. Po pierwsze, w systemie ZUS pojawia się nieprawidłowy wpis, który może powodować problemy w przyszłości. Po drugie, jeśli firma nie dokona szybkiej korekty, może to zostać wykryte podczas kontroli i skutkować sankcjami. Po trzecie, sama osoba, która została błędnie zgłoszona, może mieć problemy z właściwymi rozliczeniami w swoim rzeczywistym miejscu pracy.

Procedura korekty nieprawidłowego zgłoszenia

Gdy dojdzie do sytuacji nieprawidłowego zgłoszenia pracownika do ZUS bez podpisanej umowy, konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań korygujących. Podstawowym krokiem jest wyrejestrowanie osoby z ubezpieczeń od tej samej daty, od której została pierwotnie zgłoszona. Procedura ta ma na celu przywrócenie stanu zgodnego z rzeczywistością prawną.

Kroki postępowania przy korekcie zgłoszenia

1. Zidentyfikowanie nieprawidłowości - sprawdzenie czy umowa została rzeczywiście podpisana
2. Przygotowanie dokumentu ZWUA - z odpowiednim kodem przyczyny wyrejestrowania
3. Wskazanie właściwej daty wyrejestrowania - identycznej z datą pierwotnego zgłoszenia
4. Wysłanie korekty do ZUS - w możliwie najkrótszym terminie
5. Dokumentowanie całego procesu - dla celów kontrolnych i ewidencyjnych
6. Powiadomienie zainteresowanej osoby - o dokonanej korekcie
7. Weryfikacja poprawności korekty - sprawdzenie czy została przyjęta przez ZUS

Wyrejestrowania dokonuje się na formularzu ZWUA, gdzie należy wskazać odpowiedni kod przyczyny wyrejestrowania. W przypadku gdy stosunek pracy nie został nawiązany z powodu niepodpisania umowy, właściwym kodem jest 600 - inna przyczyna wyrejestrowania. Ten kod pozwala na elastyczne podejście do nietypowych sytuacji, które nie mieszczą się w standardowych kategoriach.

Kluczowe znaczenie ma data wyrejestrowania - musi być ona identyczna z datą pierwotnego zgłoszenia do ubezpieczeń. Dzięki temu w systemie ZUS nie pozostają żadne ślady nieprawidłowego wpisu, a osoba, która została błędnie zgłoszona, nie ma problemów z rozliczeniami w swoim rzeczywistym miejscu zatrudnienia.

Przykład sytuacji korygującej: Pani Anna miała rozpocząć pracę 5 maja 2025 roku, ale nie pojawiła się w pracy i umowa nie została przez nią podpisana. Pracodawca w wyniku pomyłki dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń z kodem 0110xx na dokumencie ZUS ZUA ze wskazaniem daty 5 maja 2025 roku. W tej sytuacji płatnik musi wyrejestrować panią Annę na dokumencie ZUS ZWUA ze wskazaniem daty wyrejestrowania 5 maja 2025 roku i kodem 600.

Czasem sytuacja jest bardziej złożona - kandydat na pracownika informuje o konieczności przesunięcia terminu rozpoczęcia pracy. W takim przypadku również konieczna jest korekta pierwotnego zgłoszenia, a następnie - jeśli umowa zostanie ostatecznie podpisana - nowe zgłoszenie z właściwą datą.

Wezwania do korekty i kontrole ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dysponuje skutecznymi narzędziami kontroli prawidłowości zgłoszeń i rozliczeń składek. W sytuacji gdy płatnik składek nie dokona samodzielnie korekty nieprawidłowego zgłoszenia, ZUS może wystąpić z wezwaniem do korekty dokumentów zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych. Takie wezwania mają charakter wiążący i wymagają szybkiej reakcji ze strony pracodawcy.

Inicjatywa korekty może również wyjść od samego pracownika, który zauważy nieprawidłowości na swoim koncie w ZUS. Może się to stać podczas wizyty w przychodni, gdy system wykaże nieprawidłowe okresy ubezpieczenia, lub podczas sprawdzania historii składek przez internet. W takiej sytuacji pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy z prośbą o wyjaśnienie i korektę błędnych danych.

Rodzaje kontroli ZUS i ich konsekwencje

Niezależnie od źródła zgłoszenia nieprawidłowości, płatnik składek powinien wywiązać się ze swojego obowiązku korekty niezwłocznie. Opóźnienia w tym zakresie mogą prowadzić do eskalacji problemu i bardziej dotkliwych konsekwencji. ZUS traktuje szybką reakcję na wezwania jako przejaw dobrej woli współpracy ze strony pracodawcy.

W przypadku gdy pomimo wezwań lub wskazywania nieprawidłowości przez pracowników pracodawca nie dokona wymaganych korekt, ZUS może wszcząć postępowanie kontrolne. Kontrola może objąć nie tylko konkretną nieprawidłowość, ale również całość procesów kadrowych i rozliczeniowych w firmie za określony okres.

Dlatego tak ważne jest proaktywne podejście do korekt i szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości. Koszt i czas poświęcony na samodzielną korektę jest zawsze znacznie mniejszy niż konsekwencje kontroli i ewentualnych sankcji.

Praktyczne aspekty zarządzania zgłoszeniami

Aby uniknąć sytuacji nieprawidłowych zgłoszeń do ZUS, firmy powinny wdrożyć odpowiednie procedury i systemy kontroli. Kluczowe znaczenie ma właściwa komunikacja między działami odpowiedzialnymi za różne etapy procesu zatrudnienia. Dział HR, dział kadr i księgowość muszą współpracować w sposób skoordynowany i systematyczny.

Dobrą praktyką jest wprowadzenie systemu checklisty dla każdego nowego zatrudnienia. Lista powinna zawierać wszystkie niezbędne kroki, od podpisania umowy, przez zgłoszenie do ZUS, po przygotowanie stanowiska pracy. Każdy krok powinien być potwierdzany przez odpowiedzialną osobę, co minimalizuje ryzyko pomyłek i przeoczeń.

Elementy skutecznej procedury kontrolnej

1. Weryfikacja podpisania umowy przed zgłoszeniem do ZUS
2. Potwierdzenie gotowości pracownika do rozpoczęcia pracy
3. Sprawdzenie kompletności dokumentów personalnych
4. Weryfikacja danych osobowych i adresowych
5. Kontrola poprawności kodu zawodu i tytułu ubezpieczenia
6. Dokumentowanie każdego etapu procesu
7. Archiwizacja wszystkich dokumentów zgodnie z przepisami

Warto również wdrożyć procedury weryfikacji przed dokonaniem zgłoszenia do ZUS. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenia powinna zawsze sprawdzić, czy umowa została rzeczywiście podpisana i czy pracownik potwierdził gotowość do rozpoczęcia pracy w planowanym terminie. Można to zrobić poprzez kontakt telefoniczny lub e-mailowy na dzień przed planowanym rozpoczęciem zatrudnienia.

Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe oferują funkcjonalności wspierające prawidłowe zarządzanie zgłoszeniami. Pozwalają one na automatyczne generowanie dokumentów ZUS na podstawie danych z podpisanych umów, co minimalizuje ryzyko błędów. Systemy mogą również wysyłać przypomnienia o zbliżających się terminach zgłoszeń i rozliczeń.

Regularne szkolenia pracowników działów kadrowych i księgowych również odgrywają kluczową rolę w zapobieganiu błędom. Przepisy dotyczące zgłoszeń do ZUS podlegają zmianom, dlatego zespół musi być na bieżąco z nowymi regulacjami i procedurami.

Aspekty prawne i odpowiedzialność

Nieprawidłowe zgłoszenie pracownika do ZUS bez podpisanej umowy niesie ze sobą różnorodne aspekty odpowiedzialności prawnej. Po pierwsze, może to stanowić naruszenie obowiązków płatnika składek wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Po drugie, może być traktowane jako nieprawidłowość w prowadzeniu dokumentacji kadrowej, podlegająca kontroli Inspekcji Pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowe zgłoszenia spoczywa na pracodawcy jako płatniku składek. Nie można tej odpowiedzialności przenieść na pracownika lub inne podmioty zewnętrzne. Nawet jeśli firma korzysta z usług biura rachunkowego lub kancelarii prawnej, ostateczna odpowiedzialność za prawidłowość zgłoszeń pozostaje po stronie pracodawcy.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas kontroli ZUS, organ może zastosować różne rodzaje sankcji. Najłagodniejszą formą jest wezwanie do korekty z wyznaczeniem terminu na usunięcie nieprawidłowości. Jeśli pracodawca szybko i prawidłowo dokona korekty, często można uniknąć kar finansowych.

Bardziej dotkliwe są sankcje finansowe, które mogą obejmować:

• Kary grzywny za nieprawidłowe zgłoszenia
• Odsetki za zwłokę od nieopłaconych składek
• Opłaty dodatkowe za naruszenie obowiązków informacyjnych
• Koszty postępowania kontrolnego
• Zabezpieczenia na majątku w przypadku dużych należności

W praktyce, jeśli pracodawca samodzielnie wykryje błąd w zgłoszeniu i niezwłocznie dokona korekty, ZUS rzadko stosuje surowe sankcje. Organ traktuje takie działanie jako przejaw dobrej woli i odpowiedzialnego podejścia do obowiązków. Problemy zaczynają się wtedy, gdy błędy są ukrywane lub ignorowane pomimo wezwań do korekty.

Procedury wewnętrzne i kontrola jakości

Firmy zatrudniające większą liczbę pracowników powinny wdrożyć szczegółowe procedury wewnętrzne dotyczące procesów kadrowych i zgłoszeń do ZUS. Procedury te powinny jasno określać role i odpowiedzialności poszczególnych osób, terminy realizacji zadań, oraz mechanizmy kontroli jakości.

Podstawowym elementem skutecznej procedury jest podział obowiązków między różne osoby. Jedna osoba nie powinna być odpowiedzialna za cały proces od przygotowania umowy po zgłoszenie do ZUS. Taki podział zapewnia dodatkową kontrolę i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z przeoczenia lub pomyłki.

Podział ról w procesie zatrudnienia

1. Dział HR - rekrutacja, negocjacje, przygotowanie projektów umów
2. Kierownik działu - akceptacja kandydata, podpisanie umowy
3. Dział kadr - weryfikacja dokumentów, zgłoszenie do ZUS
4. Księgowość - rozliczenia składek, wypłaty wynagrodzeń
5. Kontrola wewnętrzna - weryfikacja prawidłowości procesów
6. IT - wsparcie systemowe, bezpieczeństwo danych
7. Prawny - doradztwo w sprawach spornych i skomplikowanych

Warto wprowadzić system dwustopniowej weryfikacji, gdzie każde zgłoszenie do ZUS jest sprawdzane przez dwie niezależne osoby. Pierwsza osoba przygotowuje dokumenty na podstawie podpisanej umowy, a druga weryfikuje poprawność danych przed wysłaniem do ZUS. Taki system znacznie zwiększa prawdopodobieństwo wychwycenia błędów przed ich wystąpieniem.

Regularne audyty wewnętrzne procesów kadrowych również mogą być bardzo pomocne. Audyt powinien obejmować weryfikację zgodności między podpisanymi umowami a zgłoszeniami do ZUS, sprawdzenie terminowości zgłoszeń, oraz ocenę skuteczności wdrożonych procedur kontrolnych.

Dokumentowanie wszystkich działań związanych ze zgłoszeniami również ma kluczowe znaczenie. Firma powinna prowadzić rejestr zawierający informacje o datach podpisania umów, datach zgłoszeń do ZUS, osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności, oraz ewentualnych korektach. Taka dokumentacja może być nieoceniona w przypadku kontroli lub sporów.

Technologiczne wsparcie procesów kadrowych

Współczesne rozwiązania technologiczne oferują szerokie możliwości automatyzacji i wsparcia procesów związanych ze zgłoszeniami do ZUS. Systemy kadrowo-płacowe mogą znacznie ułatwić zarządzanie całym procesem zatrudnienia, od przygotowania umów po rozliczenia składek.

Kluczową funkcjonalnością jest możliwość automatycznego generowania dokumentów ZUS na podstawie danych wprowadzonych do systemu. Gdy umowa zostaje podpisana i wprowadzona do systemu, automatycznie generuje się odpowiedni formularz zgłoszeniowy z wszystkimi niezbędnymi danymi. Minimalizuje to ryzyko błędów wynikających z przepisywania danych.

Porównanie funkcjonalności systemów kadrowych

Wiele systemów oferuje również funkcjonalność bezpośredniego wysyłania deklaracji do ZUS przez internet. Eliminuje to konieczność eksportowania dokumentów do zewnętrznych aplikacji i przyspiesza cały proces. Systemy mogą również automatycznie sprawdzać poprawność danych przed wysłaniem, co dodatkowo zwiększa jakość zgłoszeń.

Przydatne są również funkcjonalności przypominające o zbliżających się terminach. System może automatycznie wysyłać powiadomienia o konieczności dokonania zgłoszenia w określonym terminie, co pomaga uniknąć opóźnień. Można również skonfigurować alerty o niespójnościach między danymi w różnych modułach systemu.

Jednak technologia to tylko narzędzie - kluczowe znaczenie ma właściwe wdrożenie i wykorzystanie dostępnych funkcjonalności. Pracownicy muszą być odpowiednio przeszkoleni, a procedury dostosowane do możliwości systemu.

Najczęstsze pytania

Należy niezwłocznie wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZWUA od tej samej daty, od której został zgłoszony. Kod wyrejestrowania to 600 - inna przyczyna wyrejestrowania. Bez podpisanej umowy nie ma stosunku pracy, więc nie ma podstaw do ubezpieczenia.

Nie, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik podlega ubezpieczeniom od dnia nawiązania stosunku pracy. Bez podpisanej umowy stosunek pracy nie zostaje nawiązany, więc zgłoszenie do ZUS jest nieprawidłowe i wymaga korekty.

ZUS może wezwać do korekty dokumentów, nałożyć karę grzywny, naliczyć odsetki za zwłokę lub wszcząć postępowanie kontrolne. W skrajnych przypadkach możliwe jest postępowanie egzekucyjne i zabezpieczenie roszczeń na majątku pracodawcy.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia.

Tak, ZUS prowadzi systematyczne kontrole pracodawców i może weryfikować prawidłowość zgłoszeń oraz rozliczeń składek. Kontrole mogą być planowe lub wynikać ze zgłoszeń o nieprawidłowościach od pracowników lub innych źródeł.

Procedura korekty powinna zostać przeprowadzona niezwłocznie po wykryciu błędu. Wysłanie dokumentu ZWUA do ZUS zajmuje kilka dni, a pełne przetworzenie korekty w systemie ZUS może potrwać do 30 dni roboczych.

Tak, pracownik ma prawo sprawdzać swoje dane w ZUS i zgłaszać nieprawidłowości. Może to zrobić osobiście w oddziale ZUS, przez telefon lub za pomocą systemu internetowego. Pracodawca jest zobowiązany do wyjaśnienia i korekty takich nieprawidłowości.

ZUS może wszcząć postępowanie kontrolne, nałożyć kary finansowe, naliczyć odsetki za zwłokę oraz opłaty dodatkowe. W przypadku uporczywego uchylania się od obowiązków możliwe jest postępowanie egzekucyjne i zabezpieczenie na majątku pracodawcy.