JPK_KR_PD - przygotowanie ksiąg do nowych wymogów od 2025

Cyfryzacja księgowości w Polsce wkracza w kolejny etap rozwoju. Od 1 stycznia 2025 roku rozpoczyna się wdrażanie nowych przepisów dotyczących JPK_KR_PD, które fundamentalnie zmienią sposób prowadzenia i przekazywania ksiąg rachunkowych w podatku CIT. Te rewolucyjne zmiany wymagają od przedsiębiorców, księgowych i dostawców oprogramowania gruntownego przygotowania do nowych standardów raportowania.

Transformacja cyfrowa w obszarze rozliczeń podatkowych nabiera tempa, wprowadzając nowoczesne technologie, które usprawniają procesy raportowania oraz zwiększają transparentność rozliczeń między podatnikami a organami skarbowymi. Wdrożenie JPK_KR_PD stanowi kolejny krok w kierunku pełnej digitalizacji dokumentacji księgowej, wymagając dostosowania systemów księgowych do nowych standardów technicznych i merytorycznych.

Nowe przepisy JPK_KR_PD - podstawowe informacje

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku, opublikowane w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1314, wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące dodatkowych danych wymaganych w księgach rachunkowych. Przepisy te dotyczą podatników podatku dochodowego od osób prawnych oraz wszystkich podmiotów zaangażowanych w proces księgowy i podatkowy.

Kluczowe elementy nowych przepisów obejmują:

• Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie przy użyciu programów komputerowych
• Przekazywanie ksiąg do naczelnika urzędu skarbowego w formie plików elektronicznych
• Zgodność z określoną strukturą logiczną JPK_KR_PD
• Dodatkowe dane wymagane w dokumentacji księgowej
• Nowe procedury raportowania i kontroli

Nowe regulacje obejmują zarówno podatników podatku dochodowego od osób prawnych, jak i dostawców oprogramowania księgowego, którzy muszą dostosować swoje systemy do nowych wymagań technicznych. Księgowi i urzędnicy również będą musieli przygotować się do obsługi nowych formatów danych i procedur raportowania.

Ministerstwo Finansów, dostrzegając złożoność wprowadzanych zmian, opublikowało szczegółowe broszury informacyjne dotyczące struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD oraz ewidencji środków trwałych. Dodatkowo resort uruchomił dedykowany adres e-mail helpdesk@mf.gov.pl, na który podatnicy mogą kierować pytania dotyczące nowych obowiązków.

Wprowadzenie nowych przepisów nie wpływa na obowiązujący sposób składania zeznań i deklaracji CIT. Oznacza to, że podatnicy nadal będą składać swoje rozliczenia w dotychczasowej formie, jednak dodatkowo będą musieli przekazywać ustrukturyzowane dane księgowe w nowym formacie.

Harmonogram wdrażania JPK_KR_PD - etapy wprowadzania

Implementacja obowiązku przekazywania struktur JPK_KR_PD zostanie przeprowadzona w trzech etapach, co ma umożliwić podatnikom i dostawcom oprogramowania stopniowe przygotowanie się do nowych wymagań. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na etapowe wdrażanie, uwzględniając różnorodność podmiotów objętych nowymi regulacjami.

Pierwszy etap - największe podmioty

Pierwszy etap obejmuje rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 roku i dotyczy najbardziej znaczących podatników pod względem ekonomicznym. Do tej grupy należą podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła 50 milionów euro.

Przygotowanie do pierwszego etapu wymaga wykonania następujących kroków:

1. Analiza obecnego systemu księgowego pod kątem zgodności z JPK_KR_PD
2. Kontakt z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji systemu
3. Wdrożenie funkcjonalności generowania znaczników identyfikujących konta
4. Przeprowadzenie testów systemu przed rozpoczęciem obowiązywania przepisów
5. Szkolenie zespołu księgowego z nowych procedur i wymagań

Wybór największych podatników na pierwszy etap wynika z faktu, że podmioty te zazwyczaj dysponują bardziej zaawansowanymi systemami informatycznymi i większymi możliwościami technicznymi do implementacji nowych rozwiązań. Dodatkowo ich księgi rachunkowe mają zwykle większą złożoność, co pozwoli na przetestowanie nowych rozwiązań w najbardziej wymagających warunkach.

Drugi etap - podatnicy JPK_VAT

Kolejny etap wprowadzenia zmian w zakresie raportowania danych obejmie rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 roku. W tym etapie nowym obowiązkiem przekazywania pliku JPK_KR_PD zostaną objci pozostali podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy są już zobligowani do składania ewidencji JPK_VAT.

Działania przygotowawcze dla drugiego etapu:

1. Wykorzystanie doświadczeń z pierwszego etapu wdrażania
2. Dostosowanie systemów księgowych do pełnego zakresu wymaganych danych
3. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur
4. Wdrożenie procedur gromadzenia numerów NIP kontrahentów
5. Przygotowanie zespołu do obsługi rozszerzonych wymagań raportowania

Wybór tej grupy podatników na drugi etap jest logiczny, ponieważ podmioty te mają już doświadczenie w przekazywaniu ustrukturyzowanych danych podatkowych w formacie JPK. Dzięki temu adaptacja do nowych wymagań JPK_KR_PD powinna przebiegać sprawniej niż w przypadku podmiotów niemających wcześniejszego kontaktu z tego typu obowiązkami.

Trzeci etap - wszyscy pozostali podatnicy

Jako ostatni, za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 roku, strukturę JPK_KR_PD zaczną przesyłać pozostali podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych. Ten etap obejmie wszystkie podmioty, które nie zostały uwzględnione w dwóch poprzednich fazach wdrażania.

Plan działań dla trzeciego etapu:

1. Analiza najlepszych praktyk z poprzednich etapów wdrażania
2. Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego z funkcją JPK_KR_PD
3. Przeprowadzenie kompleksowego audytu procesów księgowych
4. Wdrożenie wszystkich wymaganych funkcjonalności systemowych
5. Przeszkolenie personelu z obsługi nowych procedur

Wymagane dane dodatkowe w księgach rachunkowych

Struktura JPK_KR_PD wymaga uzupełnienia prowadzonych ksiąg rachunkowych o szereg dodatkowych danych, które dotychczas nie były wymagane w standardowej dokumentacji księgowej. Zakres tych danych został szczegółowo określony w rozporządzeniu Ministra Finansów i będzie wprowadzany stopniowo.

Okres przejściowy - uproszczenia dla 2025 roku

Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy, który znacznie upraszcza obowiązki podatników za pierwszy rok wdrażania. Za 2025 rok podatnicy objęci nowym obowiązkiem raportowania w ramach struktury JPK_KR_PD mogą skorzystać z istotnego uproszczenia polegającego na zastosowaniu zwolnienia dotyczącego raportowania większości dodatkowych danych.

Artykuł 5 ustęp 1 rozporządzenia jasno wskazuje, że księgi za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2024 roku, a przed dniem 1 stycznia 2026 roku, mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane określone w artykule 2 ustęp 1 punkty 1, 2, 4 i 5. W przypadku spółek niebędących osobami prawnymi dotyczy to roku obrotowego w analogicznym okresie.

Pełny zakres danych od 2026 roku

Począwszy od 2026 roku, w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych będzie trzeba uwzględnić znacznie szerszy zakres dodatkowych informacji. Pierwszym z wymaganych elementów będzie numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany, zgodnie z artykułem 2 ustęp 1 punkt 1 rozporządzenia.

Kolejnym istotnym elementem będzie numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi. Wymóg ten dotyczy faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy, zgodnie z artykułem 2 ustęp 1 punkt 2 rozporządzenia.

Dodatkowe dane wymagane od 2026 roku obejmują:

• Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (jeśli został nadany)
• Numer identyfikujący fakturę w KSeF (dla faktur własnych)
• Znaczniki identyfikujące konta ksiąg rachunkowych
• Dane dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych
• Różnica między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania

Ministerstwo Finansów dodatkowo zapowiedziało wydanie odrębnego aktu prawnego, który wprowadzi wyłączenie obowiązku przekazywania za 2025 rok danych z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. To kolejne uproszczenie mające na celu łagodne wprowadzenie nowych obowiązków.

Uwzględnione postulaty rynku i wprowadzone uproszczenia

Ministerstwo Finansów w znacznym stopniu uwzględniło postulaty zgłaszane przez przedstawicieli rynku podczas konsultacji publicznych. Proces konsultacyjny trwał kilka miesięcy i pozwolił na zebranie uwag od różnych grup interesariuszy, w tym podatników, księgowych, dostawców oprogramowania oraz organizacji branżowych.

Wyłączenia dla specyficznych branż

Jednym z najważniejszych uwzględnionych postulatów było wyłączenie z obowiązku przekazywania numeru NIP dla poszczególnych zdarzeń w przypadku wskazanych w rozporządzeniu podatników. Dotyczy to między innymi banków, które ze względu na specyfikę swojej działalności obsługują tysiące transakcji dziennie, często z klientami indywidualnymi.

Branże objęte wyłączeniami:

• Banki i instytucje finansowe
• Przedsiębiorcy telekomunikacyjni
• Operatorzy płatności masowych
• Podmioty obsługujące dużą liczbę transakcji detalicznych
• Firmy świadczące usługi dla konsumentów indywidualnych

Kolejnym istotnym postulatem podatników uwzględnionym przez resort było ograniczenie zakresu dodatkowych danych dotyczących środków trwałych. Zakres dodatkowych danych nie będzie obejmował środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku. Wyjątek stanowi jedynie data wykreślenia ich z ewidencji, co jest logiczne z punktu widzenia kompletności dokumentacji.

Podział struktury logicznej

Ministerstwo Finansów zdecydowało się na podział struktury logicznej na dwie odrębne części: strukturę księga rachunkowa (JPK_KR_PD) oraz strukturę ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (JPK_ŚT_KR). Ten podział ma na celu ułatwienie obsługi danych i zwiększenie przejrzystości przekazywanych informacji.

Dodatkowo wdrożono funkcjonalność pozwalającą na podzielenie przez podatnika generowanej struktury logicznej JPK_KR_PD na okresy miesięczne, kwartalne lub półroczne. To rozwiązanie jest szczególnie istotne przy plikach o dużej objętości, które mogą powstawać u największych podatników prowadzących rozbudowaną działalność gospodarczą.

Przeniesienie znaczników identyfikujących

Kolejnym uwzględnionym przez Ministerstwo Finansów rozwiązaniem jest przeniesienie znaczników identyfikujących z poziomu dokumentu na poziom konta ksiąg rachunkowych. Ta zmiana ma na celu uproszczenie procesu oznaczania operacji księgowych oraz zwiększenie spójności danych przekazywanych w ramach struktury JPK_KR_PD.

Przygotowanie systemów księgowych do nowych wymagań

Wdrożenie JPK_KR_PD wymaga kompleksowego przygotowania systemów księgowych do obsługi nowych formatów danych i procedur raportowania. Dostawcy oprogramowania księgowego muszą dostosować swoje systemy do generowania plików zgodnych z określoną strukturą logiczną, co wymaga znacznych nakładów technicznych i czasowych.

Wymagania techniczne dla systemów

Systemy księgowe musz zostać wyposażone w funkcjonalności umożliwiające:

1. Automatyczne generowanie znaczników identyfikujących konta ksiąg rachunkowych
2. Zbieranie i przechowywanie numerów identyfikacji podatkowej kontrahentów
3. Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur w celu pozyskiwania numerów identyfikujących faktury
4. Śledzenie operacji na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych
5. Kalkulację różnicy między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania

Dodatkowo systemy muszą umożliwiać eksport danych w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną JPK_KR_PD oraz zapewniać możliwość podziału generowanych plików na mniejsze okresy w przypadku dużej objętości danych.

Proces implementacji w przedsiębiorstwach

Przedsiębiorstwa przygotowujące się do wdrożenia JPK_KR_PD powinny rozpocząć proces implementacji od analizy swoich obecnych systemów księgowych i identyfikacji obszarów wymagających dostosowania. Kluczowe jest określenie, czy obecne oprogramowanie będzie w stanie obsłużyć nowe wymagania, czy też konieczna będzie jego aktualizacja lub wymiana.

Etapy przygotowania przedsiębiorstwa do JPK_KR_PD:

1. Audit obecnego systemu księgowego pod kątem zgodności z nowymi wymaganiami
2. Kontakt z dostawcą oprogramowania w sprawie harmonogramu aktualizacji
3. Analiza potrzeb szkoleniowych dla zespołu księgowego
4. Przygotowanie procedur gromadzenia dodatkowych danych (NIP kontrahentów, numery e-faktur)
5. Wdrożenie systemu testowego i przeprowadzenie prób generowania plików JPK_KR_PD
6. Szkolenie pracowników z obsługi nowych funkcjonalności
7. Przygotowanie procedur kontroli jakości danych przed przekazaniem do urzędu skarbowego
8. Wdrożenie systemu produkcyjnego z pełną funkcjonalnością JPK_KR_PD

Firma produkcyjna prowadząca księgi rachunkowe w systemie komputerowym musi przygotować się do automatycznego generowania znaczników dla wszystkich kont księgowych już od stycznia 2025 roku. Dodatkowo od 2026 roku system będzie musiał gromadzić numery NIP wszystkich kontrahentów oraz integrować się z systemem e-faktur w celu pozyskiwania numerów identyfikacyjnych wystawianych faktur.

Wpływ na różne grupy podatników

Wprowadzenie JPK_KR_PD będzie miało różny wpływ na poszczególne grupy podatników, w zależności od ich wielkości, branży oraz dotychczasowego poziomu cyfryzacji procesów księgowych. Największe wyzwania mogą napotkać podmioty, które dotychczas prowadziły księgi w sposób mniej zautomatyzowany.

Duże korporacje i grupy kapitałowe

Duże korporacje i podatkowe grupy kapitałowe, które zostały objęte pierwszym etapem wdrażania, zazwyczaj dysponują zaawansowanymi systemami informatycznymi i dedykowanymi zespołami IT. Te podmioty mogą jednak napotkać wyzwania związane z dużą objętością przetwarzanych danych oraz złożonością prowadzonej działalności.

Specyficzne wyzwania dla dużych korporacji:

• Integracja różnych systemów księgowych w ramach grupy kapitałowej
• Harmonizacja procesów raportowania na poziomie międzynarodowym
• Zarządzanie dużymi objętościami danych i optymalizacja wydajności systemów
• Zapewnienie spójności danych między różnymi jednostkami organizacyjnymi
• Koordynacja wdrożenia w różnych lokalizacjach geograficznych

Korporacje międzynarodowe mogą mieć dodatkowe trudności związane z koniecznością integracji lokalnych wymagań JPK_KR_PD z globalnymi standardami raportowania finansowego stosowanymi w grupie. Wymaga to często dostosowania nie tylko lokalnych systemów, ale także procedur raportowania na poziomie grupy.

Średnie przedsiębiorstwa

Średnie przedsiębiorstwa, które będą objęte drugim etapem wdrażania, mają przewagę w postaci dodatkowego roku na przygotowanie się do nowych obowiązków. Wiele z tych podmiotów ma już doświadczenie z JPK_VAT, co powinno ułatwić adaptację do JPK_KR_PD.

Kluczowe działania dla średnich przedsiębiorstw:

• Wykorzystanie doświadczeń z obsługi JPK_VAT
• Inwestycja w aktualizację lub wymianę systemu księgowego
• Szkolenie zespołu księgowego z nowych procedur
• Nawiązanie współpracy z dostawcą oprogramowania
• Przygotowanie procedur kontroli jakości danych

Małe podmioty gospodarcze

Małe podmioty gospodarcze, które zostaną objęte ostatnim etapem wdrażania, będą miały najwięcej czasu na przygotowanie się do nowych wymagań. Jednocześnie mogą one napotkać największe wyzwania związane z ograniczonymi zasobami technicznymi i finansowymi.

Małe przedsiębiorstwo handlowe, które dotychczas korzystało z podstawowego oprogramowania księgowego, będzie musiało zainwestować w aktualizację systemu lub zmianę dostawcy oprogramowania. Dodatkowo konieczne będzie przeszkolenie księgowej z obsługi nowych funkcjonalności oraz wdrożenie procedur gromadzenia numerów NIP od wszystkich kontrahentów.

Dla tych podmiotów kluczowe będzie wsparcie ze strony dostawców oprogramowania księgowego oraz biur rachunkowych, które często obsługują księgowość małych przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów powinno również zapewnić szczegółowe materiały szkoleniowe i wsparcie techniczne dla tej grupy podatników.

Najczęstsze pytania

Nie, wdrożenie JPK_KR_PD zostanie przeprowadzone w trzech etapach. Pierwszy etap od 2025 roku obejmuje podatników z przychodami powyżej 50 milionów euro oraz podatkowe grupy kapitałowe. Drugi etap od 2026 roku dotyczy pozostałych podatników CIT składających JPK_VAT. Trzeci etap od 2027 roku obejmie wszystkich pozostałych podatników CIT.

Za 2025 rok obowiązuje okres przejściowy z uproszczeniami. W strukturze logicznej ksiąg rachunkowych trzeba uwzględnić tylko znaczniki identyfikujące konta ksiąg. Pozostałe dodatkowe dane, takie jak numery NIP kontrahentów czy numery e-faktur, będą wymagane dopiero od 2026 roku.

Nie, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz ich przesyłania w ustrukturyzowanej formie do naczelnika urzędu skarbowego nie ma wpływu na obowiązujący sposób składania zeznań i deklaracji CIT. Podatnicy nadal będą składać rozliczenia w dotychczasowej formie.

Ministerstwo Finansów uruchomiło dedykowany adres e-mail helpdesk@mf.gov.pl, na który można kierować pytania dotyczące nowego obowiązku. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania są publikowane na stronach MF. Dostępne są również szczegółowe broszury informacyjne na stronie gov.pl.

Tak, większość systemów księgowych będzie wymagała aktualizacji lub dostosowania do generowania plików zgodnych ze strukturą logiczną JPK_KR_PD. Przedsiębiorstwa powinny skontaktować się z dostawcami swojego oprogramowania księgowego w celu ustalenia harmonogramu wdrażania niezbędnych funkcjonalności.

Ministerstwo Finansów przewidziało wyłączenia z obowiązku przekazywania numeru NIP dla poszczególnych zdarzeń w przypadku niektórych podatników, między innymi banków i przedsiębiorców telekomunikacyjnych. Dodatkowo zakres dodatkowych danych nie obejmuje środków trwałych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku.

Kary za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych lub nieprzekazanie ich w wymaganej formie są określone w Kodeksie karnym skarbowym. Mogą one obejmować grzywny oraz kary pozbawienia wolności w przypadku najpoważniejszych naruszeń. Szczegółowe informacje o sankcjach są dostępne w przepisach prawa podatkowego.

Tak, podatnicy mogą korzystać z usług zewnętrznych biur księgowych, które prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z wymaganiami JPK_KR_PD. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że wybrane biuro księgowe dysponuje odpowiednim oprogramowaniem i kompetencjami do obsługi nowych wymagań raportowania.