KSeF a umowy biur rachunkowych - zmiany od 2026 roku

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur stanowi prawdziwą rewolucję w funkcjonowaniu biur rachunkowych i ich współpracy z klientami. Choć system działa już od stycznia 2022 roku na zasadach dobrowolności, prawdziwe zmiany czekają nas dopiero w 2026 roku, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Ta transformacja cyfrowa wymaga nie tylko dostosowania wewnętrznych procesów w firmach, ale również gruntownej rewizji umów łączących biura rachunkowe z ich klientami.

Biura rachunkowe, które chcą w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji i usprawnienia procesów księgowych, muszą już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany. Kluczowym elementem tego przygotowania jest analiza i aktualizacja zapisów umownych określających prawa i obowiązki obu stron współpracy. Bez odpowiednich uzgodnień prawnych, wprowadzenie KSeF może prowadzić do nieporozumień, opóźnień w rozliczeniach, a nawet problemów prawnych związanych z odpowiedzialnością za błędy w dokumentacji.

Terminy obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów przeznaczona do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku, jednak ze względu na dobrowolny charakter korzystania, rzeczywista rewolucja w zakresie fakturowania elektronicznego rozpocznie się dopiero w 2026 roku.

Etapowe wprowadzanie obowiązkowego KSeF oznacza, że biura rachunkowe będą musiały obsługiwać klientów na różnych poziomach zaawansowania cyfrowego. Część firm będzie już w pełni korzystać z systemu, inne dopiero będą się do niego przygotowywać, a najmniejsze przedsiębiorstwa będą miały dodatkowy rok na wdrożenie. Ta różnorodność wymaga elastycznego podejścia do kształtowania umów z klientami.

Wprowadzenie obowiązkowego systemu wiąże się z fundamentalnymi zmianami w sposobie funkcjonowania biur rachunkowych. Tradycyjny model, w którym klienci dostarczają dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej, zostanie zastąpiony przez system automatycznego pobierania faktur z centralnej platformy. To z kolei wymaga nowych kompetencji, procedur i przede wszystkim jasnych uzgodnień prawnych między stronami współpracy.

Konieczność modyfikacji umów o świadczenie usług księgowych

Umowy łączące biura rachunkowe z klientami stanowią fundament współpracy i określają uprawnienia oraz obowiązki obu stron. W kontekście nadchodzących zmian związanych z obowiązkowym KSeF, osoby odpowiedzialne za ustalanie warunków współpracy w biurach rachunkowych powinny już teraz szczegółowo przeanalizować istniejące zapisy umowne i rozważyć wprowadzenie niezbędnych modyfikacji.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmieni nie tylko wewnętrzne procedury w firmach, ale także zasady wspópracy między biurami rachunkowymi a ich klientami. W ostatnich latach obserwujemy rosnącą popularność przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, a KSeF zdecydowanie przyspieszy proces automatyzacji pracy księgowej.

Kluczowe aspekty współpracy wymagające analizy i zmian w umowach obejmują kilka fundamentalnych obszarów. Po pierwsze, należy ustalić, po czyjej stronie i w jakim terminie leży obowiązek pobierania faktur z KSeF. Ta kwestia ma kluczowe znaczenie dla organizacji pracy i określenia odpowiedzialności za ewentualne opóźnienia w rozliczeniach.

Po drugie, umowa powinna precyzyjnie określać sposób przekazywania do biura rachunkowego faktur z KSeF, a także innych faktur i dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozliczenia. W nowej rzeczywistości cyfrowej tradycyjne metody dostarczania dokumentów mogą okazać się niewystarczające.

Trzecim istotnym elementem jest kwestia przekazania ewentualnych uprawnień dla biura rachunkowego do Krajowego Systemu e-Faktur. To rozwiązanie może znacznie usprawnić proces księgowania, ale wymaga jasnych uzgodnień dotyczących zakresu tych uprawnień i sposobu ich wykorzystania.

Modele współpracy biur rachunkowych z klientami w KSeF

Po wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur możliwe będą różne modele współpracy między biurami rachunkowymi a ich klientami. Każdy z tych modeli ma swoje zalety i wady, a wybór odpowiedniego rozwiązania powinien być poprzedzony analizą specyfiki działalności klienta oraz możliwości organizacyjnych biura rachunkowego.

Pierwszy model zakłada, że klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego. W takim przypadku całą odpowiedzialność za pobieranie faktur, ich weryfikację i przekazanie do księgowości ponosi przedsiębiorca. Ten model może być odpowiedni dla firm, które chcą zachować pełną kontrolę nad swoimi dokumentami finansowymi, ale wymaga od klienta większego zaangażowania i kompetencji w zakresie obsługi systemu.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy ma kluczowe znaczenie dla kształtowania zapisów umownych. W przypadku pierwszego modelu umowa powinna szczegółowo określać obowiązki klienta w zakresie pobierania i przekazywania dokumentów oraz terminy realizacji tych zadań. Dla modeli drugiego i trzeciego konieczne będą zapisy dotyczące uprawnień biura rachunkowego, zakresu jego odpowiedzialności oraz procedur weryfikacji dokumentów.

Niezależnie od wybranego modelu, umowa powinna przewidywać możliwość jego zmiany w przyszłości. Rozwój technologii i zmiana potrzeb klienta mogą wymagać dostosowania sposobu współpracy, a sztywne zapisy umowne mogą utrudnić takie modyfikacje.

Sposoby przekazywania faktur i dokumentów po wdrożeniu KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur fundamentalnie zmieni sposób przekazywania dokumentów między klientami a biurami rachunkowymi. Umowy o świadczenie usług księgowych muszą zostać rozbudowane o szczegółowe uzgodnienia dotyczące tych procesów, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić sprawne funkcjonowanie współpracy.

Po wejściu w życie KSeF faktury nie muszą być już dostarczane przez klientów w tradycyjnej formie papierowej, ani nawet przesyłane elektronicznie za pomocą poczty elektronicznej czy programów do komunikacji z klientami. W ramach uzgodnień z biurem rachunkowym i po nadaniu odpowiednich uprawnień do systemu, faktury mogą być dostępne wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur do bezpośredniego importu przez księgowych.

1. Określenie uprawnień dostępu do KSeF dla biura rachunkowego
2. Ustalenie terminów importu dokumentów z systemu przez księgowych
3. Uzgodnienie procedur postępowania z fakturami wystawionymi z datą sprzedaży z poprzedniego miesiąca
4. Określenie sposobu komunikowania zmian i aktualizacji w systemie
5. Ustalenie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych z dostępem do KSeF

Kluczową kwestią wymagającą uzgodnienia w umowie jest termin importu dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur przez biuro rachunkowe. Należy również przewidzieć procedury postępowania w sytuacjach szczególnych, takich jak wystawienie faktur przychodowych z datą sprzedaży z poprzedniego miesiąca, gdy biuro rachunkowe dokonało już importu dokumentów za dany okres.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF i ujednoliconej faktury ustrukturyzowanej znacznie poprawi dokładność odczytywania danych z faktur przez dedykowane programy stosowane w biurach rachunkowych. Dzięki temu praca księgowych będzie łatwiejsza i bardziej efektywna, a ryzyko błędów wynikających z nieprawidłowego odczytania danych zostanie zminimalizowane.

Weryfikacja i akceptacja faktur kosztowych przez klientów

Przejęcie przez biuro rachunkowe zadania pobierania faktur klienta z Krajowego Systemu e-Faktur bez odpowiednich uzgodnień i zabezpieczeń prawnych może okazać się rozwiązaniem obciążonym znacznym ryzykiem. Problem wynika z faktu, że w systemie rządowym znajdują się wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione na dane firmowe klienta, niezależnie od ich rzeczywistego przeznaczenia.

W praktyce zdarza się, że przedsiębiorcy podczas dokonywania zakupów na cele prywatne podają dane firmowe, co skutkuje pojawieniem się w KSeF faktur niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Księgowanie takich dokumentów jako kosztów uzyskania przychodów i odliczanie od nich podatku VAT może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych.

Weryfikacja faktur przez klienta powinna obejmować nie tylko sprawdzenie związku z działalnością gospodarczą, ale również zgodność z faktycznym przebiegiem transakcji, prawidłowość danych własnych i kontrahenta oraz kompletność informacji. W Krajowym Systemie e-Faktur nie znajdziemy załączników do faktur, takich jak specyfikacje, protokoły czy umowy, które mogą być niezbędne do prawidłowego zaksięgowania dokumentu.

W celu zabezpieczenia interesów biura rachunkowego, umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać wyraźną adnotację o obowiązku weryfikacji dokumentów przez klienta i konieczności przekazania do biura stosownych informacji dotyczących faktur kosztowych. Można również dodać zapis obligujący klienta do podawania danych firmowych wyłącznie podczas zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Procedury akceptacji dokumentów i minimalizacja ryzyka

Sposób akceptacji faktur zakupowych przez klienta stanowi kluczowy element, który należy szczegółowo określić w umowie o świadczenie usług księgowych. W przypadku gdy klient nie potwierdzi zasadności i prawidłowości faktury kosztowej, a księgowy zaliczy ją do kosztów uzyskania przychodów i odliczy VAT, może to prowadzić do żądania przez klienta uiszczenia przez biuro rachunkowe ewentualnych odsetek z tytułu korekty rozliczenia.

Księgowi powinni zwrócić szczególną uwagę na to, czy faktury zakupowe zostały prawidłowo zaakceptowane przez klienta zgodnie z uzgodnionymi procedurami. Umowa powinna być skonstruowana w sposób pozwalający uniknąć nieporozumień i jednoznacznie określać zakres obowiązków klienta oraz sposób i termin akceptacji otrzymanych faktur zakupowych.

Procedura ta może obejmować oznaczenie, czy dany zakup służy do czynności opodatkowanych, zwolnionych, czy mieszanych. Wygenerowany w ten sposób, uzupełniony o odpowiednie adnotacje i zaakceptowany przez klienta plik XML zostałby następnie przekazany do biura rachunkowego w ustalony sposób, na przykład za pomocą poczty elektronicznej lub z wykorzystaniem dedykowanego programu do komunikacji.

Przekazywanie dokumentów w tej formie znacznie zminimalizuje ryzyko zaksięgowania dokumentów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jednak ograniczy również możliwości przyspieszenia procesu księgowania, które oferuje bezpośredni dostęp do KSeF. Biura rachunkowe muszą znaleźć równowagę między efektywnością a bezpieczeństwem prawnym.

Przykład procedury weryfikacji: Klient prowadzący działalność handlową otrzymuje w KSeF fakturę za zakup artykułów spożywczych na kwotę 500 zł. Po weryfikacji okazuje się, że zakup dotyczył prywatnego przyjęcia rodzinnego. Klient oznacza fakturę jako "zakup prywatny - nie księgować" i przekazuje tę informację do biura rachunkowego przed wygenerowaniem pliku XML.

Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe i podział odpowiedzialności

Biura rachunkowe często świadczą dla swoich klientów usługi wystawiania faktur, co w kontekście wprowadzenia obowiązkowego KSeF nabiera nowego wymiaru. System umożliwia wystawianie faktur w imieniu i na rzecz klienta, jednak wymaga to precyzyjnego określenia zakresu odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w dokumentach.

Kluczową kwestią jest fakt, że biuro rachunkowe otrzymujące od klienta dane do faktury nie jest w stanie ocenić, czy wystawiana faktura rzeczywiście potwierdza faktyczny przebieg zdarzeń gospodarczych. Biuro może jedynie sprawdzić poprawność formalną dokumentu, natomiast za merytoryczną stronę transakcji odpowiada wyłącznie klient.

Problem pustych faktur lub dokumentów zawierających nieprawdziwe informacje stanowi poważne zagrożenie zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego. W przypadku kontroli podatkowej lub postępowania wyjaśniającego, organy skarbowe będą badać rzeczywistość transakcji, a nie tylko poprawność formalną dokumentów.

• Określenie zakresu danych przekazywanych przez klienta do wystawienia faktury
• Ustalenie procedur weryfikacji poprawności formalnej dokumentów przez biuro
• Zastrzeżenie odpowiedzialności klienta za merytoryczną stronę transakcji
• Określenie terminów przekazywania danych i wystawiania faktur
• Ustalenie procedur postępowania w przypadku wykrycia błędów lub nieprawidłowości

Umowa powinna również przewidywać sytuacje, w których biuro rachunkowe odmawia wystawienia faktury z powodu wątpliwości co do poprawności przekazanych danych lub zgodności z przepisami prawa. Takie zapisy chronią biuro przed odpowiedzialnością za dokumenty, które mogą być kwestionowane przez organy podatkowe.

Istotne jest również określenie procedur korekty błędnie wystawionych faktur oraz podziału kosztów związanych z ewentualnymi konsekwencjami podatkowymi wynikającymi z nieprawidłowości w dokumentach. Jasne ustalenia w tym zakresie mogą zapobiec sporom między stronami umowy.

Techniczne aspekty integracji z KSeF

Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wymaga od biur rachunkowych nie tylko zmian organizacyjnych, ale również dostosowania systemów informatycznych i procedur technicznych. Umowy z klientami powinny uwzględniać te aspekty, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie współpracy w nowej rzeczywistości cyfrowej.

Biura rachunkowe, które jeszcze nie korzystają z programów do automatycznego odczytywania danych z faktur, powinny rozważyć wdrożenie takich rozwiązań. Krajowy System e-Faktur i ujednolicona faktura ustrukturyzowana znacznie zwiększą dokładność automatycznego przetwarzania dokumentów, co przełoży się na efektywność pracy księgowych.

Kwestie techniczne wymagające uwzględnienia w umowach obejmują dostępność systemów informatycznych, procedury postępowania w przypadku awarii technicznych oraz odpowiedzialność za utratę danych. Biura rachunkowe powinny również określić wymagania dotyczące jakości połączenia internetowego i dostępności systemów po stronie klienta.

Ważnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa danych i ochrony informacji przekazywanych przez system KSeF. Umowy powinny zawierać zapisy dotyczące ochrony danych osobowych i informacji poufnych zgodnie z wymogami RODO oraz innych przepisów regulujących bezpieczeństwo informacji.

Biura rachunkowe muszą również przygotować się na zwiększone wymagania dotyczące archiwizacji dokumentów elektronicznych i zapewnienia ich dostępności przez wymagany prawem okres. Systemy backup'u i procedury odzyskiwania danych nabierają szczególnego znaczenia w kontekście pracy z dokumentami elektronicznymi.

Najczęstsze pytania

Tak, wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymaga aktualizacji umów o świadczenie usług księgowych. Bez odpowiednich zapisów mogą powstać nieporozumienia dotyczące obowiązków stron, terminów realizacji zadań oraz zakresu odpowiedzialności. Umowy powinny zostać zaktualizowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązkowego systemu.

Możliwe są trzy główne modele: klient nie nadaje dostępu do KSeF dla biura rachunkowego i sam zajmuje się pobieraniem faktur, klient nadaje dostęp właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej, lub klient nadaje dostęp wybranemu pracownikowi biura. Każdy model ma swoje zalety i wymaga odpowiednich zapisów w umowie.

Nie, biuro rachunkowe może pobierać faktury z KSeF tylko po otrzymaniu odpowiednich uprawnień od klienta. Dodatkowo wszystkie faktury kosztowe muszą być zweryfikowane przez klienta pod kątem związku z działalnością gospodarczą, ponieważ w systemie mogą znajdować się również faktury za zakupy prywatne.

Biuro rachunkowe odpowiada wyłącznie za stronę formalną wystawianych faktur, natomiast za merytoryczną poprawność danych i rzeczywistość transakcji odpowiada klient. Umowa powinna jasno określać ten podział odpowiedzialności i zastrzegać, że biuro przyjmuje dane od klienta za prawidłowe.

KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, ale nie eliminuje całkowicie dokumentów papierowych. Nadal mogą być potrzebne załączniki do faktur, umowy, protokoły czy inne dokumenty źródłowe. Umowa powinna określać, w jakiej formie i w jakim terminie klient będzie przekazywać dokumenty uzupełniające do faktur z KSeF.